Aktivita 01 - Mapování klíčových aktérů

1.1 Popis a cíl aktivity:

Klíčoví aktéři budou spolu s vámi určovat rozsah (mantinely) zapojení veřejnosti a dalších aktérů, což je hlavním úkolem Aktivity 2. Budou rovněž součástí realizace celého projektu, budou informováni o jednotlivých fázích a aktivně zapojováni, kdykoliv to bude potřeba. 

Je vždy užitečné identifikovat klíčové aktéry ve spolupráci s MČ a jednotlivými odbory - nejlépe formou schůzek nebo krátkých workshopů. Tím umožníte i kolegyním a kolegům z úřadu MČ pochopit rozhodovací strukturu projektu a význam participativního přístupu.

HLAVNÍ ÚKOL: Identifikované aktéry společně s jejich údaji (název organizace, kontaktní osoba/y, telefon, email) následně zapište do připravené tabulky a nahrajte do vaší složky.

Proč identifikujeme klíčové aktéry? Cílem je zajistit, aby všichni aktéři byli včas informováni o záměru a zapojeni do procesu tvorby zadání, aby se předešlo komplikacím a zdržením v dalších fázích přípravy projektu. Není nic horšího, než zjistit po čtyřech letech přípravy projektu, že například památkáři nebo radní pro životní prostředí mají s projektem zásadní rozpory. Proto je vždy nejlepší zapojit všechny klíčové aktéry a vyřešit případné problémy a rozpory již na začátku při přípravě zadání - což je, mimo jiné, náplní Aktivity 2 (Kulaté stoly).

Příklady klíčových aktérů:

1.2 Zodpovědná osoba: 

Koordinátor participace MČ

1.3 Na koho se obrátit:

• Odbory MČ - doplnit relevantní kanceláře a osoby dle charakteru projektu (konzultace)
• IPR - doplnit relevantní kanceláře a osoby dle charakteru projektu (konzultace)
• Kancelář participace IPR - podpora při plánování projektů (konzultace)
• Odbory MHMP - doplnit relevantní kanceláře a osoby dle charakteru projektu (konzultace)
• Organizace HMP - doplnit relevantní kanceláře a osoby dle charakteru projektu (konzultace)
• Případně další (developeři, vlastníci, státní organizace, atd.)

1.4 Jednotlivé kroky (DOPORUČENÍ):

A. Zjistěte a identifikujte jednotlivé klíčové aktéry

Projděte úřad MČ a informujte se u příslušných odborů o klíčových aktérech, se kterými obvykle spolupracují. Poté zjistěte potřebné kontaktní údaje a další relevantní informace. 

B. Vyplňte a odešlete tabulku klíčových aktérů

Zaznamenejte kontaktní údaje jednotlivých aktérů (instituce, kontaktní osoba/y, email, telefon a případně další důležité informace) do připravené tabulky.

DOPORUČUJEME:

Uspořádejte malý workshop s kolegy a kolegyněmi z úřadu, abyste společně sestavili mapu aktérů. Tato mapa urychlí tuto aktivitu a zároveň přispěje k kolektivnímu pochopení smyslu této aktivity a projektu jako celku v rámci MČ.

C. Sestavte návrh zadání

V této fázi byste již měli mít vypracovaný ZÁMĚR (draft zadání) jako podklad pro jednání kulatého stolu. Pokud ještě není hotov, měli byste jej společně s odbory MČ, IPR Praha a politickou reprezentací MČ sestavit.

1.5 Výstupy této aktivity (DOPORUČENÍ):

Nástroje jsou k náhledu a inspiraci, nicméně nejsou povinnými výstupy programu:

• Výstup 1A: Vyplněná tabulka klíčových aktérů, zaslána týmu IPR
• Výstup 1B: Mapa klíčových aktérů (tato aktivita je dobrovolná - tabulka postačí, ale mapa je přehlednější a dá se skvěle využít v prezentacích a při jednáních) (Vzor, Příklad)

1.6 Rozpočet:

Aktivita nevyžaduje žádné náklady z rozpočtu Koordinátorů. Jakékoliv náklady, například na občerstvení, pronájem vybavení, kancelářské potřeby, budou hrazeny přímo z rozpočtu MČ.

1.7 Časové rozvržení (ORIENTAČNÍ):

Jeden týden.

1.8 Dejte si pozor:

Je možné, že občas narazíte na nechuť účastnit se workshopu či laxnost při sdílení kontaktních údajů. Někteří kolegové Vám mohou tvrdit, že komunikace s ostatními úřady probíhá pomocí dopisů a žádostí o vyjádření, což je úkol v jejich gesci, a že tedy není potřeba, abyste měl/a kontakt i Vy, natož svolávat nějaké kulaté stoly, když přece máme dopisy... V takovém případě prosím připomeňte kolegům, že údaje a data sbíráte v rámci pilotního programu schváleného RMČ a RHMP, který má (mimo jiné) za úkol zefektivnit komunikaci a spolupráci jednotlivých úřadů pomocí participativního plánování. Buďte pečliví při mapování jednotlivých aktérů. Pouze proto, že Vám kolegové říkají, že není třeba někoho pozvat, nebo že určitá instituce není relevantní, neznamená to, že nemá relevantní názor.

1.9 Komunikace (ORIENTAČNÍ):

Již od samého počátku je důležité zahájit diskuzi s komunikačním týmem ohledně celkového komunikačního plánu a harmonogramu tohoto projektu a začít informovat veřejnost o jeho existenci. Promyslete, jak se komunikační kanály budou vzájemně doplňovat s participačním procesem, viz náhled komunikačního harmonogramu. 

Tři nejdůležitější slova, která je nutné mít na paměti ve vztahu ke komunikační strategii, jsou: včas, dostatečně a srozumitelně. Typicky je v rámci komunikační strategie kladen důraz na budování povědomí o  projektu/akci, komunikaci průběhu plánování/akce a vyhodnocení výstupů, aby účastníci viděli konkrétní dopad jejich úsilí v  rámci participačního procesu. 

V úvodní fázi budete komunikovat hlavně s úřadem MČ. Prosím vysvětlete kolegům a kolegyním náplň celého projektu a účel první aktivity. Pokud budete v tomto ohledu potřebovat pomoc, obraťte se na IPR.

1.10 Souběžné aktivity:

Souběžně s Aktivitou 1 již můžete začít uvažovat o podkladových analýzách, tj. začít realizovat Aktivitu 3. Některé podkladové analýzy mohou být nákladné a budete na ně potřebovat záměr, možná i výběrové řízení.