IPR Praha: Případová studie: Strategie jako živý dokument

Homepage > Případová studie: Strategie jako živý dokument

Praha 7 začala vytvářet novou strategii v roce 2020, dva roky před skončením platnosti původní strategie. Impulsem pro nový přístup byla změna uvažování nad smyslem strategického plánování a potřeba přijít s něčím jednodušším.

Městská část vypsala zakázku na dodavatele, který jí pomohl ujasnit si priority a vytvořit podklady, na jejichž základě si strategii následně dotvořila sama. Vznikl “živý” dokument o 13 stranách, který se průběžně aktualizuje a opětovně schvaluje každý rok.

Případová studie vznikla na základě rozhovoru s Václavem Křížem, který do konce roku 2024 působil v Praze 7 jako vedoucí Oddělení strategického řízení.

stáhnout v pdf

“Ten přístup je: Nebát se to dělat jinak.”

“Historicky byla naše platná strategie standardní relativně robustní dokument s tradičním dělením na analytickou, návrhovou a implementační část. Snažili jsme se ji využívat, ale pořád jsme naráželi na přílišnou komplexnost a na to, že ne vždy byly potřebné věci vhodně provázány. Celkově to byl možná až zbytečně komplikovaný systém řízení.”

Postup

Jak se strategie tvořila

“Uvědomovali jsme si, že nemáme kapacity na rozsáhlé mapování a extenzivní tvorbu, proto jsme hledali cestu, jak ke strategickému plánování přistoupit, aby dávalo smysl. Podařilo se nám najít dodavatele, který to viděl stejně a nebál se společně s námi zkoušet dělat věci jinak.”

Proces na Praze 7 začal tradičně veřejnou zakázkou na dodavatele, který měl úřadu pomoci vytvořit novou strategii. Hlavním cílem osmiměsíční spolupráce se společností GovLab bylo přijít na to, co je pro Prahu 7 ve strategii skutečně důležité, a jak je možné ji uchopit, aby byla reálně využitelná, průběžně se s ní pracovalo a sloužila potřebám městské části.

GovLab působil v projektu jako externí autorita, která ukázala, že to lze dělat jinak – flexibilněji, živěji, a s odvahou zkoušet nové přístupy. Touto cestou podpořil manažera strategie při hledání té správné rovnováhy mezi formálními požadavky samosprávy a reálnými potřebami.

“Aby se instituce a lidé byli schopni smysluplně bavit o tom, kam a proč jdou, vyžaduje to velkou míru transparentnosti a disciplinovanosti a především bezpečné prostředí.”

Jaká je současná strategie v Praze 7

Nový přístup na Sedmičce vyústil v stručný strategický dokument, který má pouhých 13 stran. Místo detailních návodů na konkrétní situace nabízí rámec pro uvažování, chování a vedení diskuze, který umožňuje úřadu lépe fungovat a reagovat na potřeby obyvatel městské části.

Strategie Prahy 7 je:

PRŮBĚŽNÁ

Vyžaduje plynulou, nikoli pouze nárazovou, pozornost lidí, kteří jsou do strategie zapojeni.

ŽIVÁ

Reaguje na změny dynamik na úřadě, současné potřeby a priority.

REALISTICKÁ

Odráží, co se na úřadě skutečně děje a je potřeba řešit.

UPŘÍMNÁ

Nastavuje úřadu pomyslné zrcadlo ohledně vnitřního fungování a vrací odpovědnost k zapojeným lidem.

ROZVOJOVÁ

Umožňuje rozvoj různými směry, který záleží na poptávce a možnostech úřadu v daném období.

NEROVNOMĚRNÁ

Závisí na kapacitách, vizích a manažerském přístupu v konkrétní oblasti.

UČÍCÍ SE

Každým rokem se vyvíjí a upravuje.

POSTAVENÁ NA OSOBNÍ ODPOVĚDNOSTI

Vychází z toho, jak uvažují lidé, kteří s ní pracují, aby se s ní mohl každý ztotožnit.

Jak strategie funguje

“Práce se strategií závisí na potřebách a kapacitě každého odboru či oddělení. Je možné s ní pracovat do hloubky i velmi minimalisticky.”

Odpovědné oddělení:

Oddělení strategického řízení
Vzniklo až v průběhu platnosti, nejprve jen jeden koordinátor strategického řízení
Nyní koordinátor strategického řízení (vedoucí oddělení), dva analytici a manažerka kvality ISO 9001

Strategie se opírá o:

Vize – Proč to děláme? Jací chceme jako Sedmička být?
Cíle – Kam chceme směřovat? Čím naplníme vizi?
Intervence – Jak se tam dostaneme?
Projekty – Co konkrétně pro to uděláme?
Participaci s občany prostřednictvím systematického zjišťování informací a sběru dat

Hlavní tematické oblasti, které si Praha 7 definovala:

Děti
Sociálně a zdravotně znevýhodnění
Veřejný prostor pro všechny
Otevřený a na obyvatele zaměřený úřad

Pracovní skupiny:

Každá tematická oblast má pracovní skupinu
Každá skupina má dvě linie odpovědnosti – politickou a úřednickou (vždy je určeno, která je primární)
Politický garant je odpovědný za vize a cíle a úřednický garant je odpovědný za intervence a za projekty v rámci plnění akčního plánu
Rámec setkání určuje politický garant na úrovni vize
Garanti nastavují rámec fungování a dle uvážení mohou pozvat hosty/hostky na jednání
Setkání 4x ročně, ale průběžné probíhá provazování strategického řízení do dalších procesů úřadu –> cílem je nepřidávat další setkání, ale naopak propojit se stávající agendou
Skupiny vyplňují čtvrtletní evaluační šablony

Koordinační skupina:

Hlavní členové: tajemník, politik za strategii, manažer strategie, analytici, vedoucí odboru strategie, vedoucí komunikace, manažer kvality ISO 9001
Setkání 1x měsíčně
Řeší směřování strategického řízení na úřadě, monitoruje kvalitu a podporuje pracovní skupiny

Šablony:

Zjednodušený interní evaluační nástroj (semafor) pro každou kategorii – vize, cíle, intervence
Původně PDF formuláře, ale kvůli zjednodušení nyní v Excelu – přístupné odkudkoliv a kdykoliv
Vyplňování čtvrtletně, následně zpracovává Oddělení strategického řízení

Sběr dat a participace s občany:

Participace v rámci úřadu – zpracování dat ze šablon, setkání s odpovědnými zaměstnanci, zpětná vazba od pracovních skupin
Participace s aktéry a veřejností – analytická práce s existujícími daty, ad hoc dotazníková šetření skrze vlastní kanály (rozsah a četnost vzhledem k potřebám úřadu)
- Ankety, fokusní skupiny, sondy do života občanů atd.
Spolupráce s externími dodavateli, aby byly případné externí analýzy maximálně využitelné pro potřeby úřadu
Participace u projektů územního rozvoje
Data zpracovávají analytici z Oddělení strategického řízení

Akční plán:

Soubor projektů souvisejících s naplňováním cílů strategie, které jsou plánované na dané období
- Původně také na 1 rok, nyní s výhledem na 3 roky
Uvedena odpovědnost za každý projekt (vedoucí a politik)
S provazbou na rozpočet
Vyhodnocován čtvrtletně

Aktualizace a schvalování:

Strategie se upravuje v průběhu roku a obohacuje o nové poznatky vycházející z vyplněných šablon a vyhodnocování plnění akčního plánu každé čtvrtletí
Novou verzi každoročně schvaluje Rada a Zastupitelstvo MČ Praha 7

Zkušenosti s využíváním strategie

“Když jsme zavedli, že se strategie bude jednou ročně aktualizovat a schvalovat, tak to pro úřad bylo nové a tudíž i náročné. Ne všichni si uvědomili, že budou muset pravidelně reflektovat a vyplňovat podklady. Na druhou stranu lidem dávalo smysl mít jednodušší dokument.”

Praha 7 sklidila od zavedení nové strategie mnoho chvály za svůj inovativní přístup. Sám bývalý vedoucí Oddělení strategického řízení si všímá pozitivního posunu v akčním plánování i nastavování procesů v městské části. Za úspěch považuje také rozšíření kapacit oddělení o tři nové pozice. Strategické řízení vnímá v dnešní době jako nepostradatelné.

Stručný strategický dokument, se kterým je třeba pracovat průběžně, přinesl do fungování úřadu ale i nové výzvy. Méně robustní dokument neznamená méně práce s jeho správou a plněním. Klíčové je, aby vedoucí pracovníci měli jasno v tom, kam se svou agendou směřují a proč. Úspěšnost strategie závisí na odpovědnosti lidí, kteří ji realizují, a na pravidelném vyhodnocování a učení se ze získaných informací. Strategie nabízí rámec pro to, jak o fungování a směřování úřadu přemýšlet, ale neovlivní, jestli ji budou lidé skutečně využívat.

“Cílem není aby byl dokument perfektní, ale aby se s ním úřad sžil, aby ho lidi přijali a chtěli používat.”

Tipy na závěr

1. Jasně si definovat, co úřad potřebuje

“Pokud úřad neví, co chce, můžou mu dodavatelé v dnešní době dodat dvou set stránkový text od umělé inteligence, dostanou za to dva miliony, a pak se s tím nebude nic dít.”

2. Co nejvíce dokument zjednodušit

“Mohli jsme strategii ještě víc zjednodušit, osekat vše, co není nutné, dát tam jen to nejdůležitější minimum a na to zaměřit kapacity. Říct si, jaké jsou principy, rozvíjet to z toho minima a prozkoumávat, jak to funguje. Tvořit to pro lidi, kteří s tím budou reálně pracovat s vědomím, že nemají kapacitu tomu věnovat příliš velkou pozornost.”

3. Veřejná zakázka nejen na cenu, ale i na kvalitu zpracování

“Dostali jsme i úplně generickou nabídku, která působila tak, že tam byly jen pozměněné názvy a kategorie.”

4. Nestavět na teoretických principech, ale na reálných procesech, které se na úřadu dějí

“Nesnažit se vymyslet perfektní rámec, rozhodně ne na základě teorií nebo ideových přístupů. Zásadní je princip, aby se vše dělo průběžně a odpovídalo to procesům, které se na úřadu dějí. Nebát se využít svou intuici a nastavit vše tak, aby to dávalo smysl v místním kontextu.”

celou strategii prahy 7 najdete zde