Veřejné zakázky
Není výjimkou, když je participativní projekt velkého rozsahu či vyžaduje specifickou expertízu, která chybí v rámci instituce, že na realizaci jeho jednotlivých fází je třeba zajistit externí dodavatele. Pro úspěch projektu je nicméně zásadní, aby poptaní dodavatelé měli v dané oblasti potřebnou expertízu a zkušenosti a přinesli tak kvalitní výsledky. Proto je klíčové umět správně vypsat veřejnou zakázku tak, aby zajistila kvalitu dodavatele. Toto školení má za cíl přiblížit, co mít na paměti při vypisování veřejných zakázek pro dodavatele participativních aktivit, aby byla zajištěna jejich kvalita.
ÚROVEŇ ŠKOLENÍ: Začátečník
Cíle školení
Po přečtení tohoto dokumentu budete:
- Mít základní porozumění procesu zadávání veřejných zakázek.
- Znát základní principy podle kterých stanovit kritéria pro zajištění kvality při výběru dodavatele participativních aktivit.
Obsah:
- Základní pravidla zadávání veřejných zakázek
- Příklady služeb které poptávat v rámci participativních procesů
- Proces zadávání veřejné zakázky
- Stanovení hodnotících kritérií
1. Základní pravidla zadávání veřejných zakázek
1.1 Zadávání veřejných zakázek definuje:
- Zákon o zadávání veřejných zakázek (Zákon č. 134/2016 Sb.)
- Vnitřní směrnice zadavatele (města, regionu, atd.)
- Pokud je zakázka součástí dotace, tak i pravidla dotačních orgánů
1.2 Druhy zadávání:
PŘÍMÉ ZADÁNÍ
- Oslovení konkrétního dodavatele.
- Vhodné v případě menších zakázek.
- Využívá se také v případě:
- Časové tísně.
- Když není možná hospodářská soutěž.
- Když znám dodavatele s nadstardantním poměrem kvality a ceny.
- Když se jedná o jedinečný produkt/službu, co může poskytnout pouze konkrétní dodavatel.
UZAVŘENÁ VÝZVA
- Řízení není veřejné, zadavatel osloví 3 a více dodavatelů na základě vlastní rešerše.
- Je nutné průzkumem trhu zajistit relevantní uchazeče.
OTEVŘENÁ VÝZVA
- Veřejně přístupné řízení, kam se může přihlásit kdokoliv.
- Nevyplatí se, pokud se jedná o nízkonákladový projekt.
- Nejsložitější proces - je nutné zveřejňovat podklady, zajistit nestranný výběr, atd.
2. Příklady služeb, které poptávat v rámci participativních procesů
- Software pro e-participaci (Civic Tech).
- Dodavatele konkrétní služby:
- Facilitace setkání
- Design procesu
- Projektové řízení
- Datová analýza
- Sociologický průzkum
- Zajištění komunikace (copywriting, vytvoření webu projektu atd.)
- Zpracování studie
- Evaluace
- Konzultanty - poradenství v oblasti participace a civic tech.
- Zajištění participativního procesu od A do Z:
- U komplexního procesu s více různými aktivitami, které vyžadují různý typ odbornosti, doporučujeme zvážit rozdělit proces do více celků a zadat je zvlášť. Rozdělením podle odbornosti můžete zajistit vyšší kvalitu dodavatele, který je specializovaný na konkrétní aktivitu. Rozdělení může vypadat následovně: např. sociologické šetření / zajištění facilitace veřejných setkání / zpracování expertní studie (urbanistická studie atd.) / projektové řízení atd.
3. Proces zadávání veřejné zakázky
3.1 Stanovení plánu zakázky na základě identifikované potřeby
- Harmonogram, role instituce/municipality a nastavení spolupráce s dodavatelem, cíle, co všechno budu potřebovat poptat, atd.
3.2 Průzkum trhu
- Specifikace kritérií a předmětu.
- Volba dodavatelů k oslovení nebo přímému zadávání.
- Hledání např. s pomocí vyhledávačů (Seznam nebo Google).
- Jako další zdroje mohou sloužit:
- Registr smluv
- Podobné zakázky v jiných municipalitách
- Databáze dodavatelů: https://www.fen.cz/
- Databáze veřejných zakázek: https://tenderman.cz/
- Zhodnocení interních znalostí a zkušeností.
- Rešerše.
- Komunikace s dodavateli, vyžádání referencí.
- Vypracování expertního posudku.
3.3 Volba postupu zadání
3.4 Zadání zakázky
4. Stanovení hodnotících kritérií
Pro zajištění kvalitního dodavatele je zásadní správně nastavit hodnotící kritéria výběrového řízení. Pro dodavatele participativních aktivit tak není vhodné vypisovat zakázky pouze na cenu, ale je důležité zahrnout také kritéria, která umožní posoudit kvalitu dodavatele. Zde je několik tipů, na co si dát pozor:
- Je potřeba do zakázky dobře zahrnout poměr kvalita/cena (např. 60/40).
- Pro posouzení kvality je nutné pečlivě vybrat kritéria, která umožní nejvíce kvalifikovanému dodavateli získat nejvíce bodů.
- Kritéria musí být srozumitelná a je třeba velmi dobře popsat, jakým způsobem se budou kritéria hodnotit.
- Příklady kritérii pro hodnocení kvality:
- Reference
- Profesní přístup (odpověď na otázky, které umožní posoudit, jak bude dodavatel postupovat při realizaci zakázky. např. návrh procesu/fází participace, návrh scénáře participativní akce atd.).
- U vypisování zakázek na sociologické šetření doporučujeme konzultovat sociologa pro zajištění správného nastavení.