IPR Praha: Krok 11 - Akční plán (naplánování následné realizace)

Homepage > Krok 11 - Akční plán (naplánování následné realizace)

Akční plán představuje završení celého procesu jednání s klíčovými aktéry, tedy těmi, kteří do projektu investují, rozhodují o něm a schvalují ho. Během této fáze se formou workshopů nebo individuálních jednání upřesní všechny klíčové kroky, dokumentace a investiční procesy, které zajistí úspěšnou realizaci projektu. Současně se nastaví plán následné péče o projekt po jeho dokončení.

11.1 Popis a cíl:

Akční plán navazuje na procesní plán a přebírá odpovědnost za jeho převedení do praxe. V podstatě se jedná o detailní časový harmonogram, který pomůže naplánovat jednotlivé realizační fáze, definovat jejich cíle, určit odpovědné osoby, zapojené aktéry i rozpočet. Pokud je potřeba externí dodavatel, akční plán zahrnuje i podklady pro jeho výběr. Cílem je zajistit hladkou a efektivní realizaci projektu, která bude odpovídat stanoveným cílům a závěrům participativního procesu.

11.2 Odpovědné osoby:

Koordinátor/ka participace / Specialst(k)a participativního plánování
Zadavatel (investor, MHMP nebo samospráva)

11.3 S kým konzultovat (dle potřeby):

IPR (příslušná kancelář/sekce) – podpora při plánování návazných kroků s jednotlivými nástroji
Kancelář participace IPR – podpora v případě potřeby
Kancelář starosty/ky MČ
Odbory MHMP – kanceláře a osoby dle charakteru projektu
Organizace HMP – kanceláře a osoby dle charakteru projektu
Správci (MČ, HMP)
Vlastníci
Klíčové místní instituce
Případně další (developeři, státní organizace a další)

11.4 Aktivity k úspěchu:

A. Rešerše podkladů

Využijte zkušenosti a poznatky z minulých projektů! Projděte si již existující akční plány podobných realizací ve vaší či jiné městské části a zaměřte se na jednotlivé kroky, a časové harmonogramy. Pokud jsou k dispozici monitorovací či závěrečné zprávy, porovnejte, jak se původní plán lišil od reality – zpoždění určitých procesů, neočekávané překážky, nadměrné náklady, potřebné podklady, nedostatečná praxe, nejasnosti v dokumentaci a podobně.

B. Projednání akčního plánu s klíčovými aktéry

Na půldenní workshop pozvěte klíčové aktéry, kteří se budou podílet na realizaci projektu. Představte jim základní obrys finálního návrhu. (Tip: Sdílejte dokument alespoň týden předem, aby měli dostatek času se s ním seznámit a připravit připomínky.) V rámci setkání vytvořte základní obrys akčního plánu, který pak můžete rozpracovat. Workshop je ideální příležitostí pro aktéry, aby se vyjádřili k návrhu, upřesnili čas potřebný k splnění jednotlivých fází a upozornili na možné nejasnosti v procesu.

Je důležité, aby jednotlivé realizační fáze projektu byly:

Jasně popsané: Srozumitelné formulace bez dvojsmyslů. Musí být zřejmé, čeho chcete fází dosáhnout.
Dosažitelné: Každá fáze musí mít jasně stanovený cíl a finální výstup.
Relevantní: Fáze musí být potřebná pro úspěch projektu.
Splnitelné v daném časovém rámci: Fázi lze ukončit v rámci trvání projektu.
Měřitelné: Jste schopni vyhodnotit, že aktivita byla splněna správně.

C. Zpracování akčního plánu (postupu vedoucího k realizaci)

Na základě výstupů z workshopu s klíčovými aktéry vypracujte podrobný akční plán a pošlete jim zpět k připomínkování.

D. Finalizace návrhu s projednaným akčním plánem

Finální podoba návrhu projektu spolu s akčním plánem bude připravena k předložení Radě městské části (RMČ) a Radě hlavního města Prahy (RHMP) ke schválení.

E. Schválení akčního plánu RHMP a RMČ

RMČ a RHMP schválí akční plán včetně financování a dalších klíčových kroků nutných k realizaci projektu.

11.5 Výstupy:

Výstupy se mohou lišit podle typu projektu. Doporučené:

Výstup 11: Akční plán

11.7 Časové rozvržení (orientační):

3 měsíce.

11.7 Dejte si pozor:

Kromě klíčových aktérů je důležité průběžně konzultovat návrh Akčního plánu i s politickou reprezentací.

11.8 Komunikace:

11.9 Souběžné kroky:

Během kroku 11 si objednejte dlouhou dovolenou ;).