Aktivita 02 - Kulaté stoly s klíčovými aktéry

2.1 Popis a cíl aktivity:

Cílem kulatých stolů je:

1. Vysvětlit klíčovým aktérům celkový záměr a cíle projektu a nechat je schválit.
2. Aktivně zapojit klíčové aktéry do tvorby detailů zadání projektu.
3. Vymezit rozsah (nastavit limity) celého participativního procesu.
4. Určit, jaké potřebujete podkladové analýzy (viz Aktivita 3).

HLAVNÍ ÚKOL: Výstupem kulatých stolů by měl být návrh detailního zadání projektu s ohledem na potřeby a interní cíle jednotlivých aktérů a zejména pak “mantinely”, které vymezují prostor, ve kterém se může odehrát role (participace) veřejnosti a obyvatel. 

Někteří kolegové tomuto výstupu říkají “Tvorba vstupního rámce veřejné debaty”, resp. nastavení mantinelů debaty. Mantinely jsou vymezeny vším, co je dáno a co nelze změnit (např. technické předpisy, finanční limity, zákony a regulace, věcné skutečnosti, nebo třeba strategické cíle města a městské části). Příkladem danosti, kterou nelze měnit, je například výsadba stromů. V některých lokalitách bohužel nelze sázet stromy kvůli sítím, někde lze vysadit jen pár druhů např. kvůli nekvalitní půdě nebo nedostatku vody. Dalším častým limitem je např. strategický cíl města. Pokud je např. strategickým cílem města stavět městské byty u stanic metra, musíme z participativního procesu vyloučit např. možnost výstavby parku u metra apod.

Kulaté stoly jsou také vhodnou příležitostí k projednání nového přístupu k plánování. Pokud je např. předmětem projektu revitalizace ulice, jsou kulaté stoly výborným nástrojem pro společnou koordinaci strategických a akčních plánů jednotlivých investorských organizací (např. vodovody a kanalizace, TSK, OCP apod.). K tomuto je vhodné se důkladně připravit, zjistit plánované akce jednotlivých organizací a možnosti úpravy strategických dokumentů.

Důležitým výstupem kulatých stolů je odsouhlasení pracovní verze procesu, který nám vyjde na základě určení mantinelů. Tzn. pokud na základě kulatého stolu vznikne seznam témat, které lze participovat s veřejností a pokud již máme představu o cílových komunitách a cílových skupinách, můžeme začít rozepisovat jednotlivé aktivity procesu a předložit kulatému stolu ke zpětné vazbě. Pro tento účel je vhodné mít připraven alespoň A4 verzi procesního plánu, který můžete členům kulatého stolu odprezentovat (Příklad 1).

2.2 Zodpovědná osoba: 

Koordinátor participace MČ

2.3 Na koho se obrátit:

• Kancelář starosty/ky MČ
• IPR - doplnit relevantní kanceláře a osoby dle charakteru projektu (konzultace)
• Kancelář participace IPR - podpora při plánování projektů (konzultace)
• Odbory MHMP - doplnit relevantní kanceláře a osoby dle charakteru projektu (konzultace)
• Organizace HMP - doplnit relevantní kanceláře a osoby dle charakteru projektu (konzultace)
  • DŮLEŽITÉ: získejte pověření vedoucího pracovníka odboru MHMP nebo organizace HMP pro účast u kulatého stolu
• Správci (MČ, HMP)
• Vlastníci
• Klíčové místní instituce
• Případně další (developeři, státní organizace, atd.)

2.4 Jednotlivé kroky (DOPORUČENÍ):

A. Zajistěte potřebné prostory a konzultaci se Starostou MČ 

Informujte starostu/ku o nadcházející akci k projektu a naplánujte termíny tak, aby se jí mohl/a zúčastnit. Záštita a přítomnost starosty/ky zajistí události potřebnou vážnost a podporu ze strany MČ. Pro konání kulatého stolu jsou nejvhodnější prostory Městského úřadu, případně prostory spojené s navrhovaným projektem. Zvažte reprezentativnost prostoru, technické vybavení (wifi, projektor), dostupnost a kapacitu pro minimálně 15 osob.  

B. Připravte pozvánky a potřebnou dokumentaci

Zašlete pozvánky účastníkům kulatého stolu ideálně 2 - 3 týdny před konáním akce skrze email, datovou schránku či poštou kanceláře starosty. Připravte veškeré potřebné podklady pro kulatý stůl, jako jsou prezentace, mapové podklady, apod. 

Čím podrobnější a konkrétnější podklady, tím větší je pravděpodobnost, že jednání kulatého stolu budou věcná a zaměřená na podstatu věci. Méně času bude potřeba na obecné představení projektu a vysvětlení základních bodů (např. co je participace apod.). 

C. Uspořádejte kulatý stůl

Symbolika kulatého stolu vychází z principu, že všichni zúčastnění mají stejnou možnost (rovnost) se vyjádřit. Nejdůležitější technikou kulatého stolu je - facilitace (moderování). Moderování diskuse umožní nastavit očekávání schůzky, držet věcnost diskuze a zajistit, že každý z účastníků má dostatek prostoru se vyjádřit. Detailní návod na uspořádání kulatého stolu naleznete zde (Návod, příklad programu, příklad zápisu).

D. Připravte výstupy této aktivity

Kromě zápisu z kulatého stolu (s jasně rozepsanými úkoly) jsou hlavními výstupy setkání mapa (pokud relevantní, mapa lokality se základními nákresy či komentáři) a návrh zadání celého participativního procesu včetně procesního plánu.

2.5 Výstupy této aktivity (DOPORUČENÍ):

Nástroje jsou k náhledu a inspiraci, nicméně nejsou povinnými výstupy programu:

• Výstup 2A: zápis ze schůzky (volný vzor se základními body, nejlépe používejte vlastní co už používáte na MČ/MHMP) + prezenční listina  (jakýkoliv vlastní vzor)
• Výstup 2B: mapa, pokud relevantní (nejlépe pdf. či jpg. formát)
• Výstup 2C: dokument – draft zadání  a procesního plánu (Příklad jednostránkového zadání, volný vzor zadání)

2.6 Rozpočet:

Veškeré náklady, např. občerstvení, pronájem vybavení, kancelářské potřeby, budou pokryty zdroji MČ.

2.7 Časové rozvržení (ORIENTAČNÍ):

4 týdny: příprava podkladů a výroba/odeslání pozvánky (1 týden), příprava a uskutečnění akce (2 - 3 týdny), zpracování výstupů (1 týden).

2.8 Dejte si pozor:

Pokud z časových či jiných důvodů nebude možné se sejít se všemi aktéry naráz, je možné:

• uspořádat dva či tři menší kulaté stoly, tedy aktéry rozdělit do dvou tří skupin a přizpůsobit se jejich časovým možnostem
• uspořádat kulatý stůl u jednoho z klíčových aktérů (zejména u těch nejvýznamnějších)

2.9 Komunikace (ORIENTAČNÍ):

V této fázi komunikujte pouze s klíčovými aktéry. Na komunikaci s veřejností bude čas v dalších aktivitách a fázích.

2.10 Souběžné aktivity:

Souběžně s Aktivitou 2 můžete pokračovat s přípravou podkladových analýz, tj. realizovat Aktivitu 3. Některé podkladové analýzy mohou být nákladné a budete na ně potřebovat záměr, možná i výběrové řízení.