Přejít na hlavní obsah
Detailní nastavení procesu Vám pomůže i při rozhodování, zda a kdy budete potřebovat externí lidské zdroje nebo zda jste schopni všechny role obstarat v rámci svého týmu a MČ/MHMP. Doporučujeme proto sestavovat procesní plán s tím, že se může stát podkladem pro tvorbu výzvy (veřejného výběrového řízení), ve kterém objednáte dodavatele, který vám zajistí Aktivity 6 - 11, nebo váš úřad jejich plněním odborně provede.

5.1 Popis a cíl aktivity:

Cílem této aktivity je pokračovat v odborné diskuzi mezi klíčovými aktéry, nastavit strukturu celého projektu od analýz potřeb po samotnou realizaci (popř. stavbu), zkonzultovat role/zodpovědnosti jednotlivých zapojených aktérů a dohodnout se, jaké participativní procesy se nejlépe hodí pro daný projekt.

Procesní plán je v zásadě časový harmonogram, který Vám pomůže naplánovat jednotlivé kroky/aktivity, cíle každé fáze, zodpovědné osoby, zapojené aktéry, rozpočet (případně objednávky) pro jednotlivé aktivity, a potřebné kroky, aby aktivita byla úspěšně realizována. V rámci procesního plánu již poměrně přesně nastavíme:

  1. Plánovací proces (Příklad procesního plánu 1, Příklad procesního plánu 2)
  2. Participaci (zapojení veřejnosti a aktérů) (Příklad participačního plánu 1, Příklad nastavení témat a metod participace)
  3. Komunikaci
  4. Rozpočet a dodavatelé

Nezapomeňte, že jedním z nejdůležitějších předpokladů k úspěchu zapojení veřejnosti je politická podpora procesů a vůle reflektovat jeho výstupy ve svém rozhodování. V  počátečních fázích je proto vhodné plán participace, v pozdějších pak výstupy zapojování veřejnosti, představit v radě. Pokud je cílem získání široké politické podpory, je možné zařazení diskuze o participačním procesu na jednání zastupitelstva samosprávy.

5.2 Zodpovědná osoba: 

Koordinátor participace MČ

5.3 Na koho se obrátit:

  • Kancelář starosty/ky MČ
  • IPR (odpovídající kancelář/sekce) - revize jednotlivých návrhů (konzultace)
  • Kancelář participace IPR - podpora při plánování projektu (konzultace)
  • Odbory MHMP - doplnit relevantní kanceláře a osoby dle charakteru projektu (konzultace) -
  • Organizace HMP - doplnit relevantní kanceláře a osoby dle charakteru projektu (konzultace)
  • Správci (MČ, HMP)
  • Vlastníci
  • Klíčové místní instituce
  • Případně další (developeři, státní organizace, atd.)

5.4 Jednotlivé kroky (DOPORUČENÍ):

 

A. Rešerše podkladů

Využijte zkušenosti a praxi z bývalých projektů!!!!. Proveďte revizi/rešerši již existujících procesních plánů, které byly v minulosti použity ve Vaší či jiné MČ a týkaly se projektu(ů) podobného rozsahu. Všímejte si jednotlivých kroků a časových úseků (od kdy do kdy). Zároveň, pokud dostupné, projděte si monitorovací zprávy/hlášení/závěrečné zprávy těchto projektů a porovnejte, jak se původní procesní plán lišil od realizace (skutečnosti) - zdržení určitých procesů, nečekané překážky, nečekané více náklady, potřebné podklady, nedostatečná praxe apod.  

B. Příprava prvního návrhu procesního plánu a dalších podkladů

Na základě již existujícího vzoru (bude nasdílen po otestování) připravte velice hrubý obrys procesního plánu (jako podklad by měl posloužit výstup z Aktivity 2. “Kulaté stoly s klíčovými aktéry”). Návrh procesního plánu vypracujte sami či s vaším nejužším týmem, s klíčovými aktéry komunikujte a konzultujte telefonicky/elektronicky (u komplikovaných aktivit můžete zorganizovat i jednotlivé schůzky). Využijte poznatky a informace, které máte z předchozích kroků. Berte na vědomí, že tento návrh je podkladem pro diskusi s klíčovými aktéry společně se zpracovatelem, kteří budou do tohoto projektu přímo zapojeni. Je velice důležité, aby jednotlivé fáze projektu a aktivity byly:

  • Jasně popsané, specifické, srozumitelné.  Žádné dvojsmysly. Je jasné čeho chce aktivita dosáhnout.
  • Dosažitelné.  Je jasné, co je cílem jednotlivé aktivity, jaký bude finální výstup a jak je tento výstup relevantní k celému projektu.
  • Relevantní. Aktivita je potřebná pro úspěch projektu.
  • Splnitelné v určitém časovém rámci. Aktivitu lze ukončit v rámci trvání projektu.
  • Měřitelné. Jste schopni vyhodnotit, že aktivita byla splněna správně (např. počet zapojených lidí, počet připravených studií).

C. Příprava prvního návrhu rozpočtu

Úspěšná participace a koordinace se neobejde bez finančních zdrojů vyhrazených na její realizaci. Rozpočet by měl obsahovat všechny položky nezbytné pro uskutečnění participačních aktivit. Jelikož příprava určitých objednávek/zakázek může trvat delší dobu, berte toto na vědomí při přípravě procesního plánu.

D. Mezi základní položky rozpočtu patří: 

  • Zajištění zázemí (prostory, občerstvení, ozvučení, promítací technika, zábor veřejného prostranství atd.).
  • Náklady na materiály spojené s přípravou, realizací a zpracováním výstupů participačních aktivit, jejich propagací (tisk, pronájem panelů, modely atd.).
  • Zpracování podkladů a dalších analýz.
  • Lidské zdroje podílející se na přípravě, realizaci a  zpracování výsledků participačních aktivit (externí spolupráce). Výše této položky závisí na nutnosti využití externích dodavatelů a konzultantů např. pro zpracování sociologického šetření, facilitace, mediace, produkce apod.

E. Workshop se zástupci klíčových aktérů (volitelné)

Volitelné: spíše u velmi komplikovaných a komplexních projektů. U většiny případů pokračujete v korespondenci a komunikaci v návaznosti na setkání u kulatého stolu (Aktivita 2).

Na půldenní workshop pozvěte zástupce klíčových aktérů (pověřeni tímto projektem), které jste identifikovali v Aktivitě 1 (Identifikace klíčových aktérů), tedy ti co - investují, rozhodují/vyjadřují se a povolují) - a budou přímo zapojeni do realizace celého projektu. Nemusíte zvát přímo vedoucí či ředitele odborů, pouze např. zodpovědné referenty/ky a gestory/ky projektu za jednotlivé instituce. Představte aktérům celý proces (TIP: je ideální nasdílet dokument nejméně týden před workshopem, aby měli čas se celým procesem detailně seznámit a připravit připomínky), vysvětlete jednotlivé fáze, důvody pro využití jednotlivých participativních procesů, náklady a role jednotlivých aktérů. Workshop je příležitostí aktérů se vyjádřit k návrhu, upřesnit potřebný čas ke splnění jednotlivých fází, upozornit na možné nejasnosti v procesu a vyplnit jakékoliv mezery. 

F. Vypořádání připomínek a finalizace procesního plánu (volitelné)

Po workshopu zapracujte připomínky, upravte rozpočet a následně finální podobu konzultujte s 
Kanceláří participace IPR.

5.5 Výstupy této aktivity (DOPORUČENÍ):

Nástroje jsou k náhledu a inspiraci, nicméně nejsou povinnými výstupy programu:

  • Výstup 5A: Schválený a opřipomínkovaný procesní plán (vzor bude nasdílen)
  • Výstup 5B: Zápis z workshopu (volný vzor)
  • Výstup 5C: Výzva / Výběrové řízení na externího dodavatele participace (Příklad 1, Příklad 2)

5.6 Rozpočet:

Aktivita nevyžaduje žádné náklady z rozpočtu. Jedním z hlavních kroků této aktivity  je připravit rozpočet pro zbytek projektu, včetně zapojení externích dodavatelů.

5.7 Časové rozvržení (ORIENTAČNÍ):

3 týdny i s pozvánkami a přípravou.

5.8 Dejte si pozor:

Při obsazování rolí pro realizaci jednotlivých fází / aktivit procesního plánu je vždy možné  obsadit několika rolemi tutéž osobu / instituci (např. facilitaci aktivit a zpracování výstupů může být zodpovědná stejná osoba). Vždy je však třeba dávat pozor na kapacity pověřených osob, tedy zda budou danou roli s ohledem na svou dosavadní praxi a své dovednosti zvládat, zda mají dostatek zkušeností s tímto procesem, zda na ni budou mít dostatek času a zároveň pokud mají potřebné aktivity pro její realizaci.

Nezapomeňte si vymezit časovou rezervu! Je důležité přípravě participačních aktivit, jejich průběhu stejně jako zpracování jejich výstupů, vymezit dostatečný čas. Mějte na paměti, že v určitých případech je třeba respektovat platnou legislativu (např. veřejné projednání návrhu územního plánu). Adekvátní čas musí být ponechán také tvůrcům plánovací dokumentace / návrhu projektu pro zapracování výstupů.

5.9 Komunikace (ORIENTAČNÍ):

TABULKA

5.10 Souběžné aktivity:

Aktivita 5 je milníkem při přípravě projektu - jde o velmi podrobné procesní plánování Aktivit 6 - 11 na základě dat a poznatků z Aktivit 1 - 4. Proto souběžně s Aktivitou 5 můžete realizovat pouze Aktivitu 3 (tj. mohou dobíhat jednotlivé analýzy a podkladové studie). Aktivity 6 - 11 budou následovat.