Krok 01 - Mapování klíčových aktérů

1.1 Popis a cíl:

Proč zapojujeme klíčové aktéry? Představte si, že po čtyřech letech plánování zjistíte, že třeba památkáři nebo radní pro životní prostředí mají k projektu zásadní výhrady. Projekt se zastaví a vy musíte začít znovu od začátku. 

Aby se podobným situacím předešlo, je zásadní každý projekt zahájit mapováním klíčových aktérů. Ti budou spolu s vámi nastavovat projektový záměr, cíle, a také finanční, časové a technické limity, které určují, jaká témata lze v participaci řešit s veřejností (více v Kroku 2). Budou rovněž součástí realizace celého projektu, mít přehled o jednotlivých fázích participace a zapojovat se, když to bude potřeba. 

Cílem tohoto kroku je sestavit kompletní seznam všech aktérů, kteří mohou projekt ovlivnit. Přizvěte na pomoc i kolegy/ně z úřadu městské části a odborů MHMP. Díky tomu získají i oni lepší představu o participativním plánování a jeho přínosu pro fungování města.

Příklady klíčových aktérů:

1.2 Odpovědná osoba: 

Koordinátor/ka participace / Specialst(k)a participativního plánování

1.3 S kým konzultovat (dle potřeby):

• Odbory MČ - kanceláře a osoby dle charakteru projektu
• IPR - kanceláře a osoby dle charakteru projektu
• Kancelář participace IPR - podpora při plánování projektů
• Odbory MHMP - kanceláře a osoby dle charakteru projektu
• Organizace HMP - kanceláře a osoby dle charakteru projektu
• Případně další (developeři, vlastníci, státní organizace, atd.)

1.4 Aktivity k úspěchu:

A. Mapování klíčových aktérů

Projděte úřad městské části a zjistěte, s jakými klíčovými aktéry se potkávájí odbory důležité pro váš projekt (např. sociální, životního prostředí, dopravní apod.). 

Co se nám osvědčilo:

Zorganizujte malý workshop pro kolegy a kolegyně z úřadu a společně vytvořte mapu klíčových aktérů podle oblasti projektu. Mapa pomůže všem lépe pochopit, jak projekt ovlivní MČ jako celek.

B. Tabulka s kontakty

Zapisujte si všechny důležité údaje – názvy institucí a organizací, kontaktní osoby, emaily, telefony a další užitečné informace – do připravené tabulky (prosím stáhněte). Můžou se vám hodit i pro budoucí projekty.

C. Návrh záměru (zadání projektu)

Připravte “záměr” (= draft zadání projektu), který poslouží jako základ pro diskusi u kulatých stolů s klíčovými aktéry v Kroku 2. Tento dokument by měl být předem projednán a schválen příslušnými odbory, politickou reprezentací MČ a IPR Praha.

1.5 Výstupy:

Výstupy se mohou lišit podle typu projektu. Doporučené:

Výstup 1A: Tabulka klíčových aktérů s kontakty - kompletní seznam všech, kteří mohou projekt ovlivnit (vzor - prosím stáhněte)

Výstup 1B: Mapa klíčových aktérů - tabulka je základ, ale mapa se skvěle hodí pro prezentace a jednání (vzor, příklad)

1.6 Časové rozvržení (orientační):

1 týden

1.7 Dejte si pozor:

Při mapování aktérů buďte důslední. To, že vám někdo řekne, že určitá instituce nebo organizace není důležitá, ještě neznamená, že její názory nemohou ovlivnit projekt. Možná také uslyšíte, že komunikace s jinými úřady probíhá výhradně formálně – poštou a žádostmi o vyjádření – a že tedy není nutné svolávat kulaté stoly. V takovém případě se pokuste vysvětlit, že společná setkání umožní aktérům slyšet vzájemné potřeby a plány přímo, což usnadní nejen tento projekt, ale může přispět i k lepší koordinaci dalších plánovaných změn v dané lokalitě.

1.8 Komunikace:

Hned na začátku je důležité domluvit se s komunikačním týmem MČ, jak projekt představíte veřejnosti a jaké kanály k tomu využijete, aby se komunikace a participace vzájemně doplňovaly. Podívejte se na náhled komunikačního harmonogramu, jak to udělat, aby vše do sebe logicky zapadalo. Tři kouzelná slova pro úspěšnou komunikační strategii: včas, dostatečně a srozumitelně. Nejde jen o to, aby lidé o projektu věděli na začátku – důležité je také průběžně informovat o jeho vývoji a ukázat účastníkům konkrétní výsledky jejich zapojení. Jen tak uvidí, že jejich účast v participaci má skutečný dopad.

V první aktivitě budete komunikovat hlavně s úřadem MČ. Cílem je, aby měli vaši kolegové a kolegyně jasno, o co v projektu jde a proč je tento krok důležitý – potřebujete najít všechny důležité aktéry a navázat s nimi kontakt, aby se projekt v budoucnu nezasekl.

1.9 Souběžné kroky:

Během mapování aktérů už můžete začít přemýšlet o podkladových analýzách (Krok 3). Některé z těchto analýz mohou být nákladné a budou vyžadovat schválený záměr nebo výběrové řízení.