Přejít na hlavní obsah
V předchozím kroku jste spolu s kolegy z městské části určili klíčové aktéry projektu. Nyní vás čeká uspořádání jednoho nebo více kulatých stolů (podle rozsahu projektu), kde s klíčovými aktéry povedete diskuzi nad zadáním projektu. Kulaté stoly se mohou konat opakovaně v průběhu projektu, například v Kroku 5 při nastavování procesního plánu.  

2.1 Popis a cíl:

Cílem kulatých stolů je:

  • Seznámit klíčové aktéry s celkovým záměrem a cíli projektu a získat jejich schválení
  • Zapojit aktéry do tvorby zadání projektu
  • Stanovit limity participace
  • Určit potřebné podkladové analýzy (Krok 3)

Hlavním výstupem kulatých stolů je návrh zadání projektu – dokument, který zohledňuje potřeby a cíle jednotlivých aktérů a zároveň vymezuje limity toho, co lze v participativním procesu řešit s veřejností. 

Limity participace vycházejí z objektivních omezení, jako jsou technické normy, legislativa, finanční limity, věcné skutečnosti nebo strategické cíle města a městské části. Příklady? Třeba výsadba stromů. V některých lokalitách bohužel stromy nelze sázet kvůli podzemním sítím, jinde je půda tak nekvalitní, že se daří jen pár druhům. Další limity mohou být strategické cíle města – pokud má město za cíl stavět městské byty u stanic metra, výstavba parku v těchto místech zkrátka není možná.

Kulaté stoly jsou i skvělým nástrojem pro koordinaci záměrů různých investorských organizací v území. Pokud se řeší například revitalizace ulice, sezvěte na jedno setkání zástupce vodovodů a kanalizací, TSK, OCP atd., aby si navzájem sdělili, jaké zásahy bude v oblasti třeba udělat a zkoordinovali se do stejného časového období. 

Cílem kulatých stolů je získat souhlas s procesem participace. Po vymezení limitů získáte seznam témat, která je možné projednávat s veřejností. V Kroku 4 zmapujete cílové skupiny, které je třeba do projektu zapojit. Podle těchto informací sestavíte procesní plán participace (Krok 5), který předložíte kulatému stolu ke zpětné vazbě. Výstupem prvních setkání s klíčovými aktéry může být draft tohoto procesního plánu (příklad).

2.2 Odpovědná osoba: 

Koordinátor/ka participace / Specialst(k)a participativního plánování

2.3 S kým konzultovat (dle potřeby):

  • Kancelář starosty/ky MČ
  • IPR - kanceláře a osoby dle charakteru projektu
  • Kancelář participace IPR - podpora při plánování projektů
  • Odbory MHMP - kanceláře a osoby dle charakteru projektu
  • Organizace HMP - kanceláře a osoby dle charakteru projektu
    • DŮLEŽITÉ: účast vedoucího pracovníka odboru MHMP nebo organizace HMP na setkání kulatého stolu
  • Správci (MČ, HMP)
  • Vlastníci
  • Klíčové místní instituce
  • Případně další (developeři, státní organizace, atd.)

2.4 Aktivity k úspěchu:

 

A. Schůzka se starost(k)ou městské části a zajištění prostor 

Informujte starost(k)u o plánovaném kulatém stolu a domluvte termín tak, aby se jí mohl/a zúčastnit. Jeho/její záštita a přítomnost dodá setkání potřebnou vážnost a ukáže podporu ze strany městské části. Pro konání kulatého stolu zvolte vhodné prostory – ideálně v budově městského úřadu nebo na místě spojeném s daným projektem. Myslete na reprezentativnost prostředí, dostatečnou kapacitu (alespoň 15 osob), dostupnost a potřebné technické vybavení (wifi, projektor atd.).  

B. Příprava pozvánek a podkladů

Rozešlete pozvánky klíčovým aktérům s dostatečným předstihem, minimálně 2 - 3 týdny před konáním kulatého stolu. Připravte potřebné materiály pro představení projektu (prezentace, mapy apod.) a draft procesního plánu (více informací v Kroku 5). Čím konkrétnější podklady, tím větší šance, že budou jednání věcná a zaměřená na podstatu projektu, a méně času strávíte vysvětlováním základů (např. co je participace). 

C. Kulatý stůl

U kulatého stolu jsou si všichni rovni, tedy všichni účastníci mají stejnou možnost se vyjádřit. Nejdůležitější pro tuto schůzku je dobrá facilitace (moderování). Facilitátor nastaví očekávání schůzky, hlídá věcnost diskuze a aby měl každý účastník dostatek prostoru sdílet své podněty. Podrobný návod naleznete zde – návod, příklad programu, příklad zápisu.

D. Příprava výstupů

Mezi výstupy z kulatého stolu by měl být zápis s jasně definovanými úkoly, doplněná mapa oblasti projektu (pokud relevantní) a návrh zadání celého participačního procesu s procesním plánem.

2.5 Výstupy:

Výstupy se mohou lišit podle typu projektu. Doporučené:

Výstup 2A: Zápis ze schůzky – (volný vzor se základními body, nebo ve formátu využívaném ve vaší MČ/instituci) + prezenční listina (jakýkoliv vlastní formát)

Výstup 2B: Mapa, pokud relevantní (PDF nebo JPG formát) 

Výstup 2C: Návrh zadání projektu a procesního plánu (příklad jednostránkového zadání, volný vzor zadání)

2.6 Časové rozvržení (orientační):

4 – 6 týdnů podle velikost projektu: 1 týden na přípravu podkladů, 2 – 3 týdny na samotné kulaté stoly, a 1 – 2 týdny na zpracování výstupů.

2.7 Dejte si pozor:

Pokud se nemůžete sejít se všemi aktéry najednou, můžete uspořádat 2 – 3 menší kulaté stoly podle jejich časových možností. Další možností je zorganizovat setkání přímo u jednoho z klíčových aktérů, zejména těch nejvýznamnějších.)

2.8 Komunikace:

Teď se soustřeďte jen na klíčové aktéry, komunikace s veřejností přijde až v dalších krocích.

2.9 Souběžné kroky:

Zatímco probíhají kulaté stoly, můžete současně připravovat podkladové analýzy (Krok 3). Některé z těchto analýz mohou být nákladné a budou vyžadovat schválený záměr nebo výběrové řízení.