
Krok 02 - Kulaté stoly s klíčovými aktéry
2.1 Popis a cíl:
Cílem kulatých stolů je:
- Seznámit klíčové aktéry s celkovým záměrem a cíli projektu a získat jejich schválení
- Zapojit aktéry do tvorby zadání projektu
- Stanovit limity participace
- Určit potřebné podkladové analýzy (Krok 3)
Hlavním výstupem kulatých stolů je návrh zadání projektu – dokument, který zohledňuje potřeby a cíle jednotlivých aktérů a zároveň vymezuje limity toho, co lze v participativním procesu řešit s veřejností.
Limity participace vycházejí z objektivních omezení, jako jsou technické normy, legislativa, finanční limity, věcné skutečnosti nebo strategické cíle města a městské části. Příklady? Třeba výsadba stromů. V některých lokalitách bohužel stromy nelze sázet kvůli podzemním sítím, jinde je půda tak nekvalitní, že se daří jen pár druhům. Další limity mohou být strategické cíle města – pokud má město za cíl stavět městské byty u stanic metra, výstavba parku v těchto místech zkrátka není možná.
Kulaté stoly jsou i skvělým nástrojem pro koordinaci záměrů různých investorských organizací v území. Pokud se řeší například revitalizace ulice, sezvěte na jedno setkání zástupce vodovodů a kanalizací, TSK, OCP atd., aby si navzájem sdělili, jaké zásahy bude v oblasti třeba udělat a zkoordinovali se do stejného časového období.
Cílem kulatých stolů je získat souhlas s procesem participace. Po vymezení limitů získáte seznam témat, která je možné projednávat s veřejností. V Kroku 4 zmapujete cílové skupiny, které je třeba do projektu zapojit. Podle těchto informací sestavíte procesní plán participace (Krok 5), který předložíte kulatému stolu ke zpětné vazbě. Výstupem prvních setkání s klíčovými aktéry může být draft tohoto procesního plánu (příklad).
2.2 Odpovědná osoba:
Koordinátor/ka participace / Specialst(k)a participativního plánování
2.3 S kým konzultovat (dle potřeby):
- Kancelář starosty/ky MČ
- IPR - kanceláře a osoby dle charakteru projektu
- Kancelář participace IPR - podpora při plánování projektů
- Odbory MHMP - kanceláře a osoby dle charakteru projektu
- Organizace HMP - kanceláře a osoby dle charakteru projektu
- DŮLEŽITÉ: účast vedoucího pracovníka odboru MHMP nebo organizace HMP na setkání kulatého stolu
- Správci (MČ, HMP)
- Vlastníci
- Klíčové místní instituce
- Případně další (developeři, státní organizace, atd.)
2.4 Aktivity k úspěchu:
A. Schůzka se starost(k)ou městské části a zajištění prostor
Informujte starost(k)u o plánovaném kulatém stolu a domluvte termín tak, aby se jí mohl/a zúčastnit. Jeho/její záštita a přítomnost dodá setkání potřebnou vážnost a ukáže podporu ze strany městské části. Pro konání kulatého stolu zvolte vhodné prostory – ideálně v budově městského úřadu nebo na místě spojeném s daným projektem. Myslete na reprezentativnost prostředí, dostatečnou kapacitu (alespoň 15 osob), dostupnost a potřebné technické vybavení (wifi, projektor atd.).
B. Příprava pozvánek a podkladů
Rozešlete pozvánky klíčovým aktérům s dostatečným předstihem, minimálně 2 - 3 týdny před konáním kulatého stolu. Připravte potřebné materiály pro představení projektu (prezentace, mapy apod.) a draft procesního plánu (více informací v Kroku 5). Čím konkrétnější podklady, tím větší šance, že budou jednání věcná a zaměřená na podstatu projektu, a méně času strávíte vysvětlováním základů (např. co je participace).
C. Kulatý stůl
U kulatého stolu jsou si všichni rovni, tedy všichni účastníci mají stejnou možnost se vyjádřit. Nejdůležitější pro tuto schůzku je dobrá facilitace (moderování). Facilitátor nastaví očekávání schůzky, hlídá věcnost diskuze a aby měl každý účastník dostatek prostoru sdílet své podněty. Podrobný návod naleznete zde – návod, příklad programu, příklad zápisu.
D. Příprava výstupů
Mezi výstupy z kulatého stolu by měl být zápis s jasně definovanými úkoly, doplněná mapa oblasti projektu (pokud relevantní) a návrh zadání celého participačního procesu s procesním plánem.
2.5 Výstupy:
Výstupy se mohou lišit podle typu projektu. Doporučené:
Výstup 2A: Zápis ze schůzky – (volný vzor se základními body, nebo ve formátu využívaném ve vaší MČ/instituci) + prezenční listina (jakýkoliv vlastní formát)
Výstup 2B: Mapa, pokud relevantní (PDF nebo JPG formát)
Výstup 2C: Návrh zadání projektu a procesního plánu (příklad jednostránkového zadání, volný vzor zadání)
2.6 Časové rozvržení (orientační):
4 – 6 týdnů podle velikost projektu: 1 týden na přípravu podkladů, 2 – 3 týdny na samotné kulaté stoly, a 1 – 2 týdny na zpracování výstupů.
2.7 Dejte si pozor:
Pokud se nemůžete sejít se všemi aktéry najednou, můžete uspořádat 2 – 3 menší kulaté stoly podle jejich časových možností. Další možností je zorganizovat setkání přímo u jednoho z klíčových aktérů, zejména těch nejvýznamnějších.)
2.8 Komunikace:
Teď se soustřeďte jen na klíčové aktéry, komunikace s veřejností přijde až v dalších krocích.
2.9 Souběžné kroky:
Zatímco probíhají kulaté stoly, můžete současně připravovat podkladové analýzy (Krok 3). Některé z těchto analýz mohou být nákladné a budou vyžadovat schválený záměr nebo výběrové řízení.