Aktivita 05 - Nastavení podrobného procesního plánu

5.1 Popis a cíl aktivity:

Cílem této aktivity je pokračovat v odborné diskuzi mezi klíčovými aktéry, nastavit strukturu celého projektu od analýzy potřeb po samotnou realizaci nebo stavbu, zkonzultovat role a zodpovědnosti jednotlivých zapojených aktérů a dohodnout se, které participativní procesy se nejlépe hodí pro daný projekt.

Procesní plán slouží jako časový harmonogram, který Vám pomůže naplánovat jednotlivé kroky a aktivity, stanovit cíle každé fáze, zodpovědné osoby, zapojené aktéry, rozpočet nebo objednávky pro jednotlivé aktivity a potřebné kroky pro úspěšnou realizaci aktivity. V rámci procesního plánu již poměrně přesně nastavíme:

1. Plánovací proces (Příklad procesního plánu 1, Příklad procesního plánu 2)
2. Participaci (zapojení veřejnosti a aktérů) (Příklad participačního plánu 1, Příklad nastavení témat a metod participace)
3. Komunikaci
4. Rozpočet a dodavatelé

Nezapomeňte, že klíčovým faktorem pro úspěch veřejné participace je politická podpora procesů a ochota zohlednit jejich výsledky při rozhodování. Je proto doporučeno představit plán participace v raných fázích a výstupy zapojení veřejnosti v pozdějších fázích v radě. Pokud je cílem získat širokou politickou podporu, je možné zařadit diskusi o participačním procesu na jednání zastupitelstva místní samosprávy.

5.2 Zodpovědná osoba: 

Koordinátor participace MČ

5.3 Na koho se obrátit:

• Kancelář starosty/ky MČ
• IPR (odpovídající kancelář/sekce) - revize jednotlivých návrhů (konzultace)
• Kancelář participace IPR - podpora při plánování projektu (konzultace)
• Odbory MHMP - doplnit relevantní kanceláře a osoby dle charakteru projektu (konzultace) -
• Organizace HMP - doplnit relevantní kanceláře a osoby dle charakteru projektu (konzultace)
• Správci (MČ, HMP)
• Vlastníci
• Klíčové místní instituce
• Případně další (developeři, státní organizace, atd.)

5.4 Jednotlivé kroky (DOPORUČENÍ):

A. Rešerše podkladů

Využijte zkušenosti a praxi z minulých projektů! Proveďte revizi existujících procesních plánů, které byly použity ve Vaší nebo jiné městské části v minulosti a týkaly se projektů podobného rozsahu. Důkladně si všimněte jednotlivých kroků a časových úseků (od kdy do kdy). Pokud jsou k dispozici, prozkoumejte monitorovací zprávy, zprávy o průběhu či závěrečné zprávy těchto projektů a porovnejte, jak se původní procesní plán lišil od jeho realizace (skutečnosti) - zpoždění určitých procesů, nečekané překážky, nečekané náklady, požadované podklady, nedostatečná praxe a další.

B. Příprava prvního návrhu procesního plánu a dalších podkladů

Na základě existujícího vzoru (který bude nasdílen po otestování) připravte hrubý obrys procesního plánu. Tento vzor by měl být založen na výstupech z Aktivity 2 "Kulaté stoly s klíčovými aktéry". Návrh procesního plánu vypracujte sami nebo ve spolupráci s vaším nejužším týmem a komunikujte s klíčovými aktéry telefonicky nebo elektronicky (případně můžete zorganizovat schůzky pro komplikovanější aktivity). Využijte poznatky a informace, které máte z předchozích kroků. Berte na vědomí, že tento návrh slouží jako podklad pro diskusi s klíčovými aktéry a zpracovatelem, kteří budou přímo zapojeni do projektu. Je velice důležité, aby jednotlivé fáze projektu a aktivity byly:

• Jasně popsané, specifické a srozumitelné, bez dvojsmyslů. Je zřejmé, čeho chce aktivita dosáhnout.
• Dosažitelné. Je jasné, co je cílem každé aktivity, jaký bude finální výstup a jak je tento výstup relevantní pro celý projekt.
• Relevantní. Aktivita je potřebná pro úspěch projektu.
• Splnitelné v daném časovém rámci. Aktivitu lze ukončit v rámci trvání projektu.
• Měřitelné. Jste schopni vyhodnotit, že aktivita byla splněna správně (např. počet zapojených lidí, počet připravených studií).

C. Příprava prvního návrhu rozpočtu

Úspěšná participace a koordinace si vyžadují finanční zdroje vyčleněné na jejich realizaci. Rozpočet by měl zahrnovat všechny nezbytné položky potřebné pro uskutečnění participačních aktivit. Vzhledem k tomu, že příprava některých objednávek nebo zakázek může trvat delší dobu, je důležité toto vzít v úvahu při sestavování procesního plánu.

Mezi základní položky rozpočtu patří: 

• Zajištění zázemí (prostory, občerstvení, ozvučení, promítací technika, zábor veřejného prostranství atd.).
• Náklady na materiály spojené s přípravou, realizací a zpracováním výstupů participačních aktivit, jejich propagací (tisk, pronájem panelů, modely atd.).
• Zpracování podkladů a dalších analýz.
• Lidské zdroje podílející se na přípravě, realizaci a  zpracování výsledků participačních aktivit (externí spolupráce). Výše této položky závisí na nutnosti využití externích dodavatelů a konzultantů např. pro zpracování sociologického šetření, facilitace, mediace, produkce apod.

D. Workshop se zástupci klíčových aktérů (volitelné)

Volitelné: spíše u velmi komplikovaných a komplexních projektů. U většiny případů pokračujete v korespondenci a komunikaci v návaznosti na setkání u kulatého stolu (Aktivita 2).

Na půldenní workshop pozvěte zástupce klíčových aktérů (pověřeni tímto projektem), které jste identifikovali v Aktivitě 1 (Identifikace klíčových aktérů), tedy ti co - investují, rozhodují/vyjadřují se a povolují - a budou přímo zapojeni do realizace celého projektu. Nemusíte zvát přímo vedoucí či ředitele odborů, pouze např. zodpovědné referenty/ky a gestory/ky projektu za jednotlivé instituce. Představte aktérům celý proces (TIP: je ideální nasdílet dokument nejméně týden před workshopem, aby měli čas se celým procesem detailně seznámit a připravit připomínky), vysvětlete jednotlivé fáze, důvody pro využití jednotlivých participativních procesů, náklady a role jednotlivých aktérů. Workshop je příležitostí aktérů se vyjádřit k návrhu, upřesnit potřebný čas ke splnění jednotlivých fází, upozornit na možné nejasnosti v procesu a vyplnit jakékoliv mezery. 

E. Vypořádání připomínek a finalizace procesního plánu (volitelné)

Po workshopu zapracujte připomínky, upravte rozpočet a následně finální podobu konzultujte s 
Kanceláří participace IPR.

5.5 Výstupy této aktivity (DOPORUČENÍ):

Nástroje jsou k náhledu a inspiraci, nicméně nejsou povinnými výstupy programu:

• Výstup 5A: Schválený a opřipomínkovaný procesní plán (vzor bude nasdílen)
• Výstup 5B: Zápis z workshopu (volný vzor)
• Výstup 5C: Výzva / Výběrové řízení na externího dodavatele participace (Příklad 1, Příklad 2)

5.6 Rozpočet:

Aktivita nevyžaduje žádné náklady z rozpočtu. Jedním z hlavních kroků této aktivity  je připravit rozpočet pro zbytek projektu, včetně zapojení externích dodavatelů.

5.7 Časové rozvržení (ORIENTAČNÍ):

3 týdny i s pozvánkami a přípravou.

5.8 Dejte si pozor:

Při obsazování rolí pro jednotlivé fáze/aktivity procesního plánu je možné přidělit jedné osobě/instituci více rolí (například stejná osoba může být zodpovědná za facilitaci aktivit i zpracování výstupů). Je však důležité zajistit, aby osoby pověřené těmito rolemi měly dostatečné kapacity. Je nutné zohlednit jejich předchozí praxi, dovednosti a zkušenosti s daným procesem, a také zda budou mít dostatek času pro realizaci svých úkolů.

Nezapomeňte si vyhradit dostatečnou časovou rezervu! Při přípravě participačních aktivit, průběhu a zpracování výstupů je klíčové mít dostatek času. Mějte na paměti, že v určitých případech je nutné respektovat platnou legislativu, například při veřejném projednání návrhu územního plánu. Adekvátní čas musí být ponechán také pro tvůrce plánovací dokumentace nebo návrhu projektu, aby mohli zapracovat výstupy.

5.9 Komunikace (ORIENTAČNÍ):

5.10 Souběžné aktivity:

Aktivita 5 je milníkem při přípravě projektu - jde o velmi podrobné procesní plánování Aktivit 6 - 11 na základě dat a poznatků z Aktivit 1 - 4. Proto souběžně s Aktivitou 5 můžete realizovat pouze Aktivitu 3 (tj. mohou dobíhat jednotlivé analýzy a podkladové studie). Aktivity 6 - 11 budou následovat.