
Manuál pro koordinátory participativního plánování
Účel tohoto manuálu je stručně a přehledně popsat průběh projektů, na kterých budete pracovat. Zároveň Vám poskytne důležité podklady a příklady k přípravě jednotlivých aktivit, nástrojů, zadání, objednávek a dalších potřebných materiálů. Manuál Vám usnadní rozplánování těchto (2 - 3) projektů, sledování průběhu aktivit, hodnocení kvality výstupů a umožní efektivní komunikaci s týmem IPR Praha, organizacemi města a jejich dodavateli.
Každý projekt je rozdělen do 11 aktivit, které se skládají z jednotlivých kroků (například příprava podkladů, organizace schůzek, příprava výstupů). Tyto kroky jsou detailně popsány v následujících částech manuálu. Aktivity jsou součástí jednotlivých fází (skupina několika aktivit), které ukazují, ve kterém stadiu projektu se nacházíte. Pro úspěšné dokončení projektu bude ve většině případů nutné splnit alespoň částečně každou z následujících aktivit. Není však nutné je provádět přísně v pořadí. Naopak, některé aktivity je vhodné provádět souběžně s ostatními (viz Harmonogram / Časová osa - příklad 1, příklad 2).
- Sepište všechny subjekty a osoby, kteří INVESTUJÍ, ROZHODUJÍ, POVOLUJÍ a OVLIVŇUJÍ.
- U každého subjektu nebo osoby sepište jejich motivaci a roli v procesu.
- Zamyslete se nad tím, v které fázi budou aktivní.
Výstup: Seznam klíčových aktérů
Cíl: Sepsat kompletní seznam všech, kteří mohou projekt jakkoliv ovlivnit.
Zodpovědnost: Zadavatel a koordinátor participace
V předchozím kroku jste spolu s kolegy z městské části určili klíčové aktéry projektu. Nyní vás čeká uspořádání jednoho nebo více kulatých stolů (podle rozsahu projektu), kde s klíčovými aktéry povedete diskuzi nad zadáním projektu. Kulaté stoly se mohou konat opakovaně v průběhu projektu, například v Kroku 5 při nastavování procesního plánu.
Během diskusí u kulatého stolu (Krok 2) jste spolu s aktéry rozhodli, jaké podkladové a technické analýzy budou potřeba pro přípravu zadání projektu. Může jít například o dendrologický průzkum, průzkum evapotranspirace, zjištění kvality podloží, analýzu noclehárenských možností pro lidi bez domova, inventuru mobiliáře nebo třeba demografickou analýzu. Také si určíte, kdo bude odpovědný za vypracování těchto materiálů, aby vše běželo hladce.
Jedna z definic participativního plánování říká, že se jedná o “ plánovací proces, ve kterém dochází k zapojení těch lidí či subjektů, kterých se projekt (do)týká”. Abychom mohli tyto lidi a organizace zapojit, musíme nejdřív vědět, o koho se jedná a jaké jsou nebo mohou být jejich zájmy.
Procesní plán je jako mapa, která vás dovede ke správnému cíli. Podrobné nastavení procesu vám pomůže rozhodnout, kdy a zda budete potřebovat externí posily, nebo zda vše zvládnete se svým týmem a MČ/MHMP. Doporučujeme proto sestavovat plán s tím, že se může stát podkladem pro tvorbu výzvy (veřejného výběrového řízení) na dodavatele, který zajistí kroky 6 - 11, nebo váš úřad provede jejich plněním.
Průzkum potřeb je první ze dvou fází samotné participace. Jeho výstupy slouží jako jeden z podkladů pro tvorbu návrhu. Jedná se o sběr informací o tom, jak uživatelé využívají danou lokalitu, službu nebo produkt, jaké hodnoty nebo problémy vnímají, a co by podle nich mělo být změněno, zachováno nebo posíleno.
Zpracovatel finálního výstupu plánovacího procesu (např. vybrané architektonické studio) navrhne pracovní verzi projektu (koncepce revitalizace náměstí, strategického plánu apod.). Tento návrh bude vycházet jak z odborných analýz (Krok 3), tak z analýzy potřeb (Krok 6).
Konzultace návrhu je druhou fází samotné participace, kdy představíte pracovní verzi (návrh) projektu (nebo několik variant) veřejnosti a klíčovým aktérům. Vaším cílem je získat zpětnou vazbu, porozumět jejich názorům a pokusit se odhalit případné mezery nebo nedostatky v návrhu. Zpětná vazba od široké veřejnosti slouží jako kontrola, zda zpracovatel návrhu, zadavatel (investor) nebo samospráva pochopili a zapracovali původní podněty obyvatel z analýzy potřeb.
Po konzultaci návrhu je čas všechny připomínky roztřídit, vyhodnotit a vypořádat (rozhodnout, které je či není možné do návrhu zapracovat). Kvalitní finální návrh projektu by měl odrážet reálně potřeby uživatelů a zároveň být proveditelný. Tento krok je zásadní pro zachování důvěry veřejnosti v celý proces - lidé potřebují vidět, jak bylo s jejich podněty naloženo, zda se promítly do návrhu, nebo proč je nebylo možné zapracovat.
V návaznosti na předchozí fáze participativního procesu a zapojení veřejnosti je důležité pokračovat v informování místních obyvatel o konečné podobě návrhu, studie, koncepce nebo řešení. Veřejnost vždy ocení transparentní komunikaci návrhu, i když třeba jde proti potřebám části uživatelů, než “ticho po pěšině”.
Výhodou zvoleného participativního procesu (Aktivity 1 až 10) je, že jednotliví klíčoví aktéři jsou zapojeni do přípravy projektu od samotného počátku, stejně jako veřejnost. Tímto způsobem se výrazně snižuje riziko, že připravený návrh opomene určitého (důležitého) aktéra či proces, což by mohlo zpomalit celkovou realizaci projektu. Aktivita 11 tedy představuje spíše vyvrcholení procesu jednání s klíčovými aktéry, tedy s těmi, kteří investují, rozhodují a povolují. Během této aktivity se formou workshopů nebo jednotlivých jednání dohodneme a zafixujeme jednotlivé kroky, dokumentaci a investiční procesy, které dovedou projekt až do úspěšné realizace, a nastavíme po-realizační péči.