Jak plánovat participativně? (Manuál pro koordinátory participativního plánování)
Plánování veřejných prostorů nebo městských projektů není jen o číslech, rozpočtech a stavebních povoleních. Skutečně funkční a smysluplné projekty vznikají, když do procesu zapojíme všechny, kterých se změna dotkne – od klíčových aktérů a odborníků, přes politickou reprezentaci až po obyvatele. Výhodou participativního přístupu je, že pomáhá předcházet opomenutí důležitých subjektů nebo procesů, které by mohly zpomalit nebo zcela zablokovat realizaci projektu.
Tento manuál vás provede celým procesem participativního plánování – od mapování klíčových aktérů, přes zapojení veřejnosti až po finální schválení návrhu a tvorbu akčního plánu pro realizaci. Nabízí osvědčené postupy, tipy na efektivní zapojení jednotlivých skupin i praktické nástroje, které pomohou překonat typické překážky.
Manuál je určen především specialistům a koordinátorům participativního plánování ve městech, ale může být užitečný i pro další odborníky, kteří se věnují participaci. Přestože samotná participace probíhá jen v některých fázích projektu, je důležité vnímat celý proces komplexně – od prvotních příprav až po realizaci. Proto je i tento manuál strukturován do jednotlivých kroků, které vám pomohou projít celým procesem úspěšně.
Krok 01 - Mapování klíčových aktérů
Na začátku každého projektu je nejdůležitější zjistit, kdo jsou klíčoví aktéři - tedy ti, kteří projekt financují, schvalují nebo rozhodují o jeho finální podobě. Právě tyto instituce, organizace či jednotlivce je třeba informovat o projektu jako první a dohodnout s nimi základní projektový plán a cíle. Od toho se pak odvíjí všechny následující kroky.
Krok 02 - Kulaté stoly s klíčovými aktéry
V předchozím kroku jste spolu s kolegy z městské části určili klíčové aktéry projektu. Nyní vás čeká uspořádání jednoho nebo více kulatých stolů (podle rozsahu projektu), kde s klíčovými aktéry povedete diskuzi nad zadáním projektu. Kulaté stoly se mohou konat opakovaně v průběhu projektu, například v Kroku 5 při nastavování procesního plánu.
Krok 03 - Odborné podkladové analýzy
Během diskusí u kulatého stolu (Krok 2) jste spolu s aktéry rozhodli, jaké podkladové a technické analýzy budou potřeba pro přípravu zadání projektu. Může jít například o dendrologický průzkum, průzkum evapotranspirace, zjištění kvality podloží, analýzu noclehárenských možností pro lidi bez domova, inventuru mobiliáře nebo třeba demografickou analýzu. Také si určíte, kdo bude odpovědný za vypracování těchto materiálů, aby vše běželo hladce.
Krok 04 - Mapování uživatelů a komunit
Jedna z definic participativního plánování říká, že se jedná o “ plánovací proces, ve kterém dochází k zapojení těch lidí či subjektů, kterých se projekt (do)týká”. Abychom mohli tyto lidi a organizace zapojit, musíme nejdřív vědět, o koho se jedná a jaké jsou nebo mohou být jejich zájmy.
Krok 05 - Nastavení podrobného procesního plánu
Procesní plán je jako mapa, která vás dovede ke správnému cíli. Podrobné nastavení procesu vám pomůže rozhodnout, kdy a zda budete potřebovat externí posily, nebo zda vše zvládnete se svým týmem a MČ/MHMP. Doporučujeme proto sestavovat plán s tím, že se může stát podkladem pro tvorbu výzvy (veřejného výběrového řízení) na dodavatele, který zajistí kroky 6 - 11, nebo váš úřad provede jejich plněním.
Krok 06 - Průzkum potřeb (1. fáze participativního plánování)
Průzkum potřeb je první ze dvou fází samotné participace. Jeho výstupy slouží jako jeden z podkladů pro tvorbu návrhu. Jedná se o sběr informací o tom, jak uživatelé využívají danou lokalitu, službu nebo produkt, jaké hodnoty nebo problémy vnímají, a co by podle nich mělo být změněno, zachováno nebo posíleno.
Krok 07 - Tvorba návrhu
Zpracovatel finálního výstupu plánovacího procesu (např. vybrané architektonické studio) navrhne pracovní verzi projektu (koncepce revitalizace náměstí, strategického plánu apod.). Tento návrh bude vycházet jak z odborných analýz (Krok 3), tak z analýzy potřeb (Krok 6).
Krok 08 - Konzultace návrhu (2. fáze participativního plánování)
Konzultace návrhu je druhou fází samotné participace, kdy představíte pracovní verzi (návrh) projektu (nebo několik variant) veřejnosti a klíčovým aktérům. Vaším cílem je získat zpětnou vazbu, porozumět jejich názorům a pokusit se odhalit případné mezery nebo nedostatky v návrhu. Zpětná vazba od široké veřejnosti slouží jako kontrola, zda zpracovatel návrhu, zadavatel (investor) nebo samospráva pochopili a zapracovali původní podněty obyvatel z analýzy potřeb.
Krok 09 - Zapracování a vypořádání připomínek
Po konzultaci návrhu je čas všechny připomínky roztřídit, vyhodnotit a vypořádat (rozhodnout, které je či není možné do návrhu zapracovat). Kvalitní finální návrh projektu by měl odrážet reálně potřeby uživatelů a zároveň být proveditelný. Tento krok je zásadní pro zachování důvěry veřejnosti v celý proces - lidé potřebují vidět, jak bylo s jejich podněty naloženo, zda se promítly do návrhu, nebo proč je nebylo možné zapracovat.
Krok 10 - Prezentace finálního návrhu
Po dvou proběhlých fázích participace je důležité lidem ukázat, jak vypadá finální podoba projektu (územní studie, strategie, architektonické soutěže apod.). Veřejnost uvítá transparentní komunikaci, i kdyby návrh nevyhověl potřebám části uživatelů. Otevřenost je vždy lepší než ‘ticho po pěšině’.
Krok 11 - Akční plán (naplánování následné realizace)
Akční plán představuje završení celého procesu jednání s klíčovými aktéry, tedy těmi, kteří do projektu investují, rozhodují o něm a schvalují ho. Během této fáze se formou workshopů nebo individuálních jednání upřesní všechny klíčové kroky, dokumentace a investiční procesy, které zajistí úspěšnou realizaci projektu. Současně se nastaví plán následné péče o projekt po jeho dokončení.