Manuál pro koordinátory participativního plánování
V rámci pilotního programu ‘Koordinátoři participativního plánování’ se předpokládá, že se v každé zúčastněné MČ uskuteční 2-3 pilotní projekty, které budou reagovat na potřeby a výzvy v dané lokalitě (revitalizace veřejného prostranství, příprava strategie MČ, tematické plánování, participativní rozpočet, strategie pro městskou skupinu, apod.).
Účel tohoto manuálu je stručně a přehledně popsat průběh projektů, na kterých budete pracovat. Zároveň Vám poskytne důležité podklady a příklady k přípravě jednotlivých aktivit, nástrojů, zadání, objednávek a dalších potřebných podkladů. Manuál Vám usnadní rozplánování těchto (2-3) projektů, sledování průběhu aktivit, hodnocení kvality výstupů a umožní efektivní komunikaci s týmem IPR Praha, organizacemi města a jejich dodavateli.
Každý projekt je rozdělen do 11 aktivit, které se skládají z jednotlivých kroků (např. příprava podkladů, organizace schůzek, příprava výstupů). Kroky jsou detailně popsány v následujících částech manuálu. Aktivity jsou součástí jednotlivých fází (shluk několika aktivit), které indikují, ve kterém stadiu projektu jste. Pro úspěšné zvládnutí projektu bude ve většině případů nutno splnit alespoň částečně každou z následujících aktivit. Není však nutné je odbavovat striktně popořadě. Naopak, některé aktivity je vhodné dělat souběžně s ostatními (viz Harmonogram/Časová osa).
Aktivita 1 - Mapování klíčových aktérů
Na samotném začátku procesu je nejdůležitější identifikovat klíčové aktéry. Klíčovými aktéry jsou ty osoby či instituce/organizace, kteří budou investovat, povolovat/vyjadřovat se a rozhodovat o konečné podobě projektu (a procesu). S těmito klíčovými aktéry je potřeba odsouhlasit hrubý nástin procesu a cíle projektu.
Aktivita 2 - Kulaté stoly s klíčovými aktéry
V první aktivitě jste spolu s úřadem MČ identifikovali klíčové aktéry projektu, se kterými budete ve druhé aktivitě organizovat jeden nebo několik kulatých stolů (dle rozsahu projektu).
Aktivita 3 - Odborné podkladové analýzy
V rámci diskuse během kulatého stolu (Aktivita 2) dojdete k závěru, jaké další podkladové/technické materiály budou zapotřebí pro přípravu zadání projektu (např. dendrologický průzkum, průzkum evapotranspirace, kvalita podloží, průzkum potenciálů pro nocleh lidí bez domova, inventura mobiliáře, demografická analýza apod.), a kdo bude za jejich zpracování zodpovídat.
Aktivita 4 - Mapování uživatelů a komunit
Jedna z definic participativního plánování říká, že “participativní plánování je plánovací proces, ve kterém dochází k zapojení těch lidí či subjektů, kterých se projekt (do)týká”. Abychom mohli tyto lidi a subjekty zapojit, musíme nejdřív vědět, o koho se jedná a jaké jsou nebo mohou být jejich zájmy.
Aktivita 5 - Nastavení podrobného procesního plánu
Detailní nastavení procesu Vám pomůže i při rozhodování, zda a kdy budete potřebovat externí lidské zdroje nebo zda jste schopni všechny role obstarat v rámci svého týmu a MČ/MHMP. Doporučujeme proto sestavovat procesní plán s tím, že se může stát podkladem pro tvorbu výzvy (veřejného výběrového řízení), ve kterém objednáte dodavatele, který vám zajistí Aktivity 6-11, nebo váš úřad jejich plněním odborně provede.
Aktivita 6 - Průzkum potřeb (1. fáze participativního plánování)
Průzkum potřeb je součástí analytických podkladů pro tvorbu návrhu. Průzkum potřeb je vlastně zjišťování toho, jak uživatelé používají danou lokalitu, službu či produkt, jaké vnímají problémy či hodnoty, co je z jejich pohledu potřeba změnit či zachovat nebo posílit.
Aktivita 7 - Tvorba návrhu
Dodavatel finálního výstupu plánovacího procesu přijde se základním schématem/prvním draftem (např. Strategického plánu, Koncepce revitalizace náměstí, apod.) zpracovaným na základě odborných analýz (Aktivita 3) a analýz potřeb (Aktivita 6) (viz výše).
Aktivita 8 - Konzultace návrhu (2. fáze participativního plánování)
Konzultace návrhu je příležitostí seznámit (a) veřejnost a (b) klíčové aktéry s pracovním návrhem (či několika variant návrhů), získat jejich zpětnou vazbu, pochopit jejich názory, zapojit je do obsáhlé diskuze a identifikovat jakékoliv možné mezery či nedostatky v rámci předloženého návrhu. Zpětná vazba od široké veřejnosti je zároveň kontrolou, zda zpracovatel návrhu, investor nebo samospráva zapracovali, vypořádali a pochopili původní podněty obyvatel a výstupy z analýzy potřeb.
Aktivita 9 - Zapracování / Vypořádání připomínek
Ve spolupráci s dodavatelem projděte jednotlivé připomínky, které jste obdrželi v rámci konzultace návrhu, dohodněte se na jejich relevanci a případně zapracujte. Připomínky a podněty, které jsou mimo vymezené limity participace, odmítněte (a dostatečně zdůvodněte a vypořádejte). V případě určitých nejasností či potřeby zapracování změn většího rozsahu, zapojte do této fáze i klíčové aktéry.
Aktivita 10 - Prezentace finálního návrhu
V návaznosti na předchozí participativní procesy a zapojení veřejnosti je důležité i nadále informovat místní obyvatele o konečné podobě návrhu/studie/koncepce/řešení. Veřejnost vždy více ocení transparentní komunikaci návrhu, přestože třeba jde proti potřebám části uživatelů, než “ticho po pěšině”.
Aktivita 11 - Akční plán (naplánování následné realizace)
Výhoda zvoleného procesu (aktivity 1 až 10) je, že jednotliví klíčoví aktéři jsou zapojeni do přípravy projektu od samého počátku (stejně jako veřejnost). Značně se tak snižuje riziko, že připravený návrh opomene určitého (důležitého) aktéra či proces a tím zdrží celkovou realizaci projektu. Aktivita 11 je tedy spíše vyvrcholením procesu jednání s klíčovými aktéry (s těmi co investují, rozhodují a povolují), kdy si workshopovou formou či jednotlivými jednáními dohodneme a zafixujeme jednotlivé kroky, dokumentaci a investiční procesy, které dovedou projekt až do zdárné realizace a nastaví po-realizační péči.