Krok 01 - Mapování klíčových aktérů
1.1 Popis a cíl
Proč zapojujeme klíčové aktéry? Představte si, že po čtyřech letech plánování zjistíte, že třeba památkáři nebo radní pro životní prostředí mají k projektu zásadní výhrady. Projekt se zastaví a vy musíte začít znovu od začátku.
Aby se podobným situacím předešlo, je zásadní každý projekt zahájit mapováním klíčových aktérů. Ti budou spolu s vámi nastavovat projektový záměr, cíle, a také finanční, časové a technické limity, které určují, jaká témata lze v participaci řešit s veřejností (více v Kroku 2). Budou rovněž součástí realizace celého projektu, mít přehled o jednotlivých fázích participace a zapojovat se, když to bude potřeba.
Cílem tohoto kroku je sestavit kompletní seznam všech aktérů, kteří mohou projekt ovlivnit. Přizvěte na pomoc i kolegy/ně z úřadu městské části a odborů MHMP. Díky tomu získají i oni lepší představu o participativním plánování a jeho přínosu pro fungování města.
Příklady klíčových aktérů:
1.2 Odpovědná osoba
Koordinátor/ka participace / Specialst(k)a participativního plánování
1.3 S kým konzultovat (dle potřeby)
- Odbory MČ - kanceláře a osoby dle charakteru projektu
- IPR - kanceláře a osoby dle charakteru projektu
- Kancelář participace IPR - podpora při plánování projektů
- Odbory MHMP - kanceláře a osoby dle charakteru projektu
- Organizace HMP - kanceláře a osoby dle charakteru projektu
- Případně další (developeři, vlastníci, státní organizace, atd.)
1.4 Aktivity k úspěchu
A. Mapování klíčových aktérů
Projděte úřad městské části a zjistěte, s jakými klíčovými aktéry se potkávájí odbory důležité pro váš projekt (např. sociální, životního prostředí, dopravní apod.).
Co se nám osvědčilo:
Zorganizujte malý workshop pro kolegy a kolegyně z úřadu a společně vytvořte mapu klíčových aktérů podle oblasti projektu. Mapa pomůže všem lépe pochopit, jak projekt ovlivní MČ jako celek.
B. Tabulka s kontakty
Zapisujte si všechny důležité údaje – názvy institucí a organizací, kontaktní osoby, emaily, telefony a další užitečné informace – do připravené tabulky (prosím stáhněte). Můžou se vám hodit i pro budoucí projekty.
C. Návrh záměru (zadání projektu)
Připravte “záměr” (= draft zadání projektu), který poslouží jako základ pro diskusi u kulatých stolů s klíčovými aktéry v Kroku 2. Tento dokument by měl být předem projednán a schválen příslušnými odbory, politickou reprezentací MČ a IPR Praha.
1.5 Výstupy
Výstupy se mohou lišit podle typu projektu. Doporučené:
Výstup 1A: Tabulka klíčových aktérů s kontakty
Kompletní seznam všech, kteří mohou projekt ovlivnit (vzor - prosím stáhněte)
Výstup 1B: Mapa klíčových aktérů
Tabulka je základ, ale mapa se skvěle hodí pro prezentace a jednání (vzor, příklad)
1.6 Časové rozvržení
1 týden
1.7 Dejte si pozor
Při mapování aktérů buďte důslední. To, že vám někdo řekne, že určitá instituce nebo organizace není důležitá, ještě neznamená, že její názory nemohou ovlivnit projekt. Možná také uslyšíte, že komunikace s jinými úřady probíhá výhradně formálně – poštou a žádostmi o vyjádření – a že tedy není nutné svolávat kulaté stoly. V takovém případě se pokuste vysvětlit, že společná setkání umožní aktérům slyšet vzájemné potřeby a plány přímo, což usnadní nejen tento projekt, ale může přispět i k lepší koordinaci dalších plánovaných změn v dané lokalitě.
1.8 Komunikace
Hned na začátku je důležité domluvit se s komunikačním týmem MČ, jak projekt představíte veřejnosti a jaké kanály k tomu využijete, aby se komunikace a participace vzájemně doplňovaly. Podívejte se na náhled komunikačního harmonogramu, jak to udělat, aby vše do sebe logicky zapadalo. Tři kouzelná slova pro úspěšnou komunikační strategii: včas, dostatečně a srozumitelně. Nejde jen o to, aby lidé o projektu věděli na začátku – důležité je také průběžně informovat o jeho vývoji a ukázat účastníkům konkrétní výsledky jejich zapojení. Jen tak uvidí, že jejich účast v participaci má skutečný dopad.
V první aktivitě budete komunikovat hlavně s úřadem MČ. Cílem je, aby měli vaši kolegové a kolegyně jasno, o co v projektu jde a proč je tento krok důležitý – potřebujete najít všechny důležité aktéry a navázat s nimi kontakt, aby se projekt v budoucnu nezasekl.
1.9 Souběžné kroky
Během mapování aktérů už můžete začít přemýšlet o podkladových analýzách (Krok 3). Některé z těchto analýz mohou být nákladné a budou vyžadovat schválený záměr nebo výběrové řízení.