IPR Praha: Krok 08 - Konzultace návrhu (2. fáze participativního plánování)

Homepage > Krok 08 - Konzultace návrhu (2. fáze participativního plánování)

Konzultace návrhu je druhou fází samotné participace, kdy představíte pracovní verzi (návrh) projektu (nebo několik variant) veřejnosti a klíčovým aktérům. Vaším cílem je získat zpětnou vazbu, porozumět jejich názorům a pokusit se odhalit případné mezery nebo nedostatky v návrhu. Zpětná vazba od široké veřejnosti slouží jako kontrola, zda zpracovatel návrhu, zadavatel (investor) nebo samospráva pochopili a zapracovali původní podněty obyvatel z analýzy potřeb.

8.1 Popis a cíl

Podobně jako v první fázi participace (Krok 6) je důležité vybrat vhodnou kombinaci participačních metod, aby se lidé mohli aktivně zapojit, ale také dobře pochopili projekt. Je to skvělá příležitost objasnit detaily, zodpovědět otázky a rozptýlit případné obavy.

Výběr participativních metod:

Den otevřených dveří (návod)
Konzultační stánek nebo kontejner (návod stánek, návod kontejner)
Online sběr informací (návod)
Online platforma nebo napojení na stávající platformu (návod, příklad)
Kulatý stůl (návod)
Novinová příloha
Veřejné projednání (návod)
Individuální prezentace návrhu pro klíčové aktéry (návod)

8.2 Odpovědné osoby

Koordinátor/ka participace / Specialst(k)a participativního plánování
Zadavatel (investor, MHMP nebo samospráva)
Zpracovatel návrhu
Případně dodavatel participace

8.3 S kým konzultovat (dle potřeby)

IPR (příslušná kancelář/sekce) – revize jednotlivých návrhů
Kancelář starosty/ky MČ
Kancelář participace IPR – podpora při plánování jednotlivých aktivit

8.4 Aktivity k úspěchu

Postup konzultace návrhu se může lišit podle zvolených metod a cílových skupin, se kterými budete participovat (např. kulatý stůl pro klíčové aktéry, a participační kontejner a vycházka pro veřejnost). Nicméně existuje několik základních aktivit, které jsou společné pro všechny projekty:

A. Výběr vhodných metod participace

Vhodné metody vyberte podle cílových skupin, se kterými budete návrh projektu konzultovat. Pomoci vám může následující matice a Manuál participace.

B. Zajištění dodavatele (dle potřeby)

Pokud ve vašem týmu chybí potřebné kapacity nebo expertíza, je vhodné oslovit externího dodavatele. Doporučujeme při výběru klást důraz nejen na cenu, ale i na kvalitu zpracování a zkušenosti dodavatele.

C. Konzultace s klíčovými aktéry

Zašlete návrh klíčovým aktérům k připomínkování. Je dobré jejich připomínky zapracovat ještě předtím, než začnete konzultovat s veřejností, protože určují limity participace, kterým potřebujete zapojení veřejnosti přizpůsobit.

D. Konzultace s veřejností

Po zapracování připomínek od klíčových aktérů konzultujte návrh s veřejností pomocí vybraných participačních metod. Ideální je, aby se těchto setkání zúčastnil i zpracovatel, který návrh představí a bude k dispozici pro odborné dotazy.

E. Finální výstup

Vytvořte zprávu z druhé fáze participace shrnující, jak celý proces probíhal, jaké byly reakce účastníků a jak byly zaznamenány jejich podněty a připomínky.

8.5 Výstupy

Výstupy se mohou lišit podle typu projektu. Doporučené:

Výstup 8: Zpráva z druhé fáze participace

Popisující proces konzultace, připomínky a reakce obyvatel (příklad)

8.6 Časové rozvržení

4 - 8 týdnů.

8.7 Dejte si pozor

Konzultace návrhu s veřejností musí proběhnout s dostatečným předstihem před termínem schvalování finální podoby projektu zadavatelem či samosprávou, aby byl dostatek času na zapracování připomínek. Všechny připomínky je třeba zvážit, nehledě na to, jak jsou formulovány, a zda přicházejí od odborníků či běžných občanů.

Už na začátku si se zpracovatelem (a případně dodavatelem participace) nastavte systém dokumentování připomínek. Nejlepší je kombinace dokumentace na místě (fotografie, audiozáznamy, dotazníky apod.) a následné zaznamenání do přehledné podoby (tabulka, zápis z jednání, kvalitativní vyhodnocení apod.).

Při prezentaci návrhu veřejnosti i aktérům je třeba jasně a srozumitelně vysvětlit celý návrh a připravit si odpovědi na oblíbené otázky ohledně parkování, dopravy, zeleně a dalších častých témat. Zároveň je dobré znát návaznosti na další projekty v okolí, které se plánují nebo realizují. Zpracovatel návrhu by měl být osobně přítomen na všech konzultacích, zahrňte to proto do výběrového řízení a smlouvy.

8.8 Komunikace

Komunikační cíl:

Informování o konzultaci návrhu (2. fáze participativního plánování).

Komunikujte:

→ Pozvánky na jednotlivá setkání / akce. Uveďte jak, kde, kdy a do kdy je možné se s návrhem seznámit a vyjádřit se k němu.

→ Vysvětlete časový harmonogram jednotlivých akcí. Znázorněte, kde se nacházíte, využijte vizualizací (před a po) nebo jiných atraktivních metod pro medializaci.

→ Pokud možné (závisí od použité participativní metody) zveřejněte zpracování jednotlivých komentářů z konzultačního procesu a informujte o jejich zpracování ty, co se konzultace zúčastnili.

Komunikační nástroje:

Využívejte všech komunikačních kanálů MČ: web MČ, sociální sítě, radniční zpravodaje, pražská média, letáky, plakáty, atd. Zapojte i další místní aktéry, zejména místní lokální “ambasadory”, aby i oni použili své komunikační kanály.

8.9 Souběžné kroky

Krok 8 by měl probíhat samostatně, ale zpracovatel může průběžně zapracovávat a vypořádávat připomínky veřejnosti a klíčových aktérů (Krok 9).