IPR Praha: Aktivita 11 - Akční plán (naplánování následné realizace)

Homepage > Aktivita 11 - Akční plán (naplánování následné realizace)

Výhodou zvoleného participativního procesu (Aktivity 1 až 10) je, že jednotliví klíčoví aktéři jsou zapojeni do přípravy projektu od samotného počátku, stejně jako veřejnost. Tímto způsobem se výrazně snižuje riziko, že připravený návrh opomene určitého (důležitého) aktéra či proces, což by mohlo zpomalit celkovou realizaci projektu. Aktivita 11 tedy představuje spíše vyvrcholení procesu jednání s klíčovými aktéry, tedy s těmi, kteří investují, rozhodují a povolují. Během této aktivity se formou workshopů nebo jednotlivých jednání dohodneme a zafixujeme jednotlivé kroky, dokumentaci a investiční procesy, které dovedou projekt až do úspěšné realizace, a nastavíme po-realizační péči.

11.1 Popis a cíl aktivity:

Akční plán tedy “přebírá odpovědnost” po dokončeném procesním plánu. Jedná se v podstatě o časový harmonogram, který vám pomůže naplánovat jednotlivé kroky/aktivity, cíle každé fáze, zodpovědné osoby, zapojené aktéry, rozpočet (případně objednávky) pro jednotlivé aktivity a potřebné kroky, aby byl projekt úspěšně realizován.

11.2 Zodpovědné osoby:

Koordinátor participace MČ

11.3 Na koho se obrátit:

IPR (odpovídající kancelář/sekce) - Podpora při plánování návazných kroků s jednotlivými nástroji
- doplnit relevantní kanceláře a osoby dle charakteru projektu (konzultace)
Kancelář participace IPR - podpora v případě potřeby (konzultace)
Kancelář starosty/ky MČ
Odbory MHMP - doplnit relevantní kanceláře a osoby dle charakteru projektu (konzultace) -
Organizace HMP - doplnit relevantní kanceláře a osoby dle charakteru projektu (konzultace)
Správci (MČ, HMP)
Vlastníci
Klíčové místní instituce
Případně další (developeři, státní organizace, atd.)

11.4 Jednotlivé kroky (DOPORUČENÍ):

A. Rešerše podkladů

Využijte zkušenosti a praktické poznatky z minulých projektů! Proveďte revizi / průzkum již existujících akčních plánů (zrealizovaných projektů), které byly v minulosti použity ve Vaší či jiné městské části (projekty podobného rozsahu). Všímejte si jednotlivých kroků a časových úseků (od kdy do kdy). Zároveň, pokud jsou k dispozici, prostudujte si monitorovací zprávy, hlášení a závěrečné zprávy těchto realizací a porovnejte, jak se akční plán lišil od skutečné realizace - zpoždění určitých procesů, neočekávané překážky, nadměrné náklady, potřebné podklady, nedostatečná praxe, nejasnosti v dokumentaci, atd.

B. Projednání akčního plánu s klíčovými aktéry

Na půldenní workshop pozvěte klíčové aktéry, kteří budou zapojeni do samotné realizace. Představte aktérům základní obrys finálního návrhu (TIP: Je ideální nasdílet dokument nejméně týden před workshopem, aby měli čas se celým procesem detailně seznámit a připravit připomínky) a uvnitř kolektivu připravte základní obrysy akčního plánu, který je možný následně rozpracovat. Workshop je příležitostí aktérů se vyjádřit k návrhu, upřesnit potřebný čas ke splnění jednotlivých fází, upozornit na možné nejasnosti v procesu a vyplnit jakékoliv mezery.

Na základě již existujícího vzoru (link), připravte velice hrubý obrys akčního plánu.

Je velice důležité aby jednotlivé fáze projektu a aktivity byly:

Jasně popsané, specifické, srozumitelné - Žádné dvojsmysly. Je jasné čeho chce aktivita dosáhnout.
Dosažitelné - Je jasné, co je cílem jednotlivé aktivity, jaký bude finální výstup a jak je tento výstup relevantní k celému projektu.
Relevantní - Aktivita je potřebná pro úspěch projektu.
Splnitelné v určitém časovém rámci - Aktivitu lze ukončit v rámci trvání projektu.
Měřitelné - Jste schopni vyhodnotit, že aktivita byla splněna správně (např. počet zapojených lidí, počet připravených studií).

C. Zpracování akčního plánu / postupu vedoucího k realizaci

V návaznosti na výstupu workshopu s klíčovými aktéry, vypracujte podrobný akční plán a pošlete zpátky k připomínkování (těm co investují, rozhodují/vyjadřují se, povolují).

D. Finalizace návrhu s projednaným akčním plánem

FInální podoba návrhu společně s akčním plánem bude připravena pro schválení RMČ a RHMP.

E. Schválení akčního plánu RHMP a RMČ

Schválení následných kroků RMČ a RHMP (vč. financování) vedoucích k realizaci projektu.

11.5 Výstupy této aktivity (DOPORUČENÍ):

Nástroje jsou k náhledu a inspiraci, nicméně nejsou povinnými výstupy programu:

Výstup 11. Akční plán.

11.6 Rozpočet:

V případě použití externích dodavatelů, je možné použít rozpočet Koordinátorů MČ (Návod k proplácení výdajů).

11.7 Časové rozvržení (ORIENTAČNÍ):

3 měsíce.

11.8 Dejte si pozor:

Kromě klíčových aktérů nezapomínejte průběžně projednávat draft Akčního plánu s politickou reprezentací.

11.9 Komunikace (ORIENTAČNÍ):

11.10 Souběžné aktivity:

Během Aktivity 11 si objednejte dlouhou dovolenou ;).