Přejít na hlavní obsah
Na samotném začátku procesu je nejdůležitější identifikovat klíčové aktéry. Klíčovými aktéry jsou ty osoby či instituce / organizace, kteří budou investovat, povolovat / vyjadřovat se a rozhodovat o konečné podobě projektu (a procesu). S těmito klíčovými aktéry je potřeba odsouhlasit hrubý nástin procesu a cíle projektu. 

1.1 Popis a cíl aktivity:

Klíčoví aktéři budou také společně s Vámi určovat rozsah (mantinely) zapojení veřejnosti a dalších aktérů, což je náplní Aktivity 2. Budou také součástí realizace celého projektu, resp. budou informováni o jednotlivých fázích a kde bude potřeba, budou aktivně zapojováni. 

Vždy je užitečné identifikovat klíčové aktéry ve spolupráci s MČ a jednotlivými odbory - nejlépe formou schůzek nebo krátkého workshopu. Tím umožníte i kolegyním a kolegům z úřadu MČ pochopit rozhodovací strukturu projektu a význam participativního přístupu.

HLAVNÍ ÚKOL: Identifikované aktéry společně s jejich údaji (název organizace, kontaktní osoba/y, telefon, email) následně zanesete do připravené tabulky, a nahrajte do vaší složky.

Proč klíčové aktéry identifikujeme? Cílem je zajistit, aby všichni aktéři byli o záměru včas obeznámeni a zapojeni do procesu tvorby zadání tak, aby se předešlo komplikacím a zdržením v dalších fázích přípravy projektu. Není nic horšího, než po čtyřech letech přípravy projektu zjistit, že např. památkáři nebo třeba radní pro životní prostředí mají s projektem zásadní rozpor. Proto je vždy nejlepší zapojit všechny klíčové aktéry a případné problémy a rozpory vyřešit a vyříkat si u kulatého stolu hezky na začátku při přípravě zadání - což je, mimo jiné, náplní Aktivity 2 (Kulaté stoly).

1.2 Zodpovědná osoba: 

Koordinátor participace MČ

1.3 Na koho se obrátit:

  • Odbory MČ/MHMP - doplnit relevantní kanceláře a osoby dle charakteru projektu (konzultace)
  • IPR - doplnit relevantní kanceláře a osoby dle charakteru projektu (konzultace)
  • Kancelář participace IPR - podpora při plánování projektů (konzultace)
  • Odbory MHMP - doplnit relevantní kanceláře a osoby dle charakteru projektu (konzultace)
  • Organizace HMP - doplnit relevantní kanceláře a osoby dle charakteru projektu (konzultace)
  • Případně další (developeři, vlastníci, státní organizace, atd.)

1.4 Jednotlivé kroky (DOPORUČENÍ):

 

A. Zjistit a identifikovat jednotlivé klíčové aktéry

Obejít Úřad MČ a zeptat se relevantních odborů na aktéry, které běžně zapojují. Následně zjistit potřebné kontaktní údaje a další relevantní informace.  

B. Vyplnění a zaslání tabulky klíčových aktérů

Kontaktní údaje k jednotlivým aktérům (instituce, kontaktní osoba/y, email, telefon, popř. další důležité údaje) vyplňte do připravené tabulky.

DOPORUČUJEME:

Uspořádejte malý workshop s kolegy a kolegyněmi z úřadu za účelem sestavení mapy aktérů.  Mapa aktérů urychlí tuto aktivitu a zároveň přispěje ke kolektivnímu pochopení smyslu této aktivity a projektu jako celku v rámci MČ.

C. Sestavte návrh zadání

V této fázi už byste měli mít zpracován ZÁMĚR (draft zadání) jako podklad pro jednání kulatého stolu. Pokud ještě není hotov, měli byste jej sestavit spolu s odbory MČ, IPR Praha a politickou reprezentací MČ.

1.5 Výstupy této aktivity (DOPORUČENÍ):

Nástroje jsou k náhledu a inspiraci, nicméně nejsou povinnými výstupy programu:

  • Výstup 1A: Vyplněná tabulka klíčových aktérů, zaslána týmu IPR
  • Výstup 1B: Mapa  klíčových aktérů (tato aktivita je dobrovolná - tabulka postačí, ale mapa je přehlednější a dá se skvěle využít v prezentacích a při jednáních) (Vzor, Příklad)

1.6 Rozpočet:

Aktivita nevyžaduje žádné náklady z rozpočtu Koordinátorů. Jakékoliv náklady, např. občerstvení, pronájem vybavení, kancelářské potřeby, budou hrazeny přímo z rozpočtu MČ.

1.7 Časové rozvržení (ORIENTAČNÍ):

Jeden týden.

1.8 Dejte si pozor:

Je možné, že občas narazíte na nechuť účastnit se workshopu či laxnost sdílet kontakty. Někteří kolegové Vám mohou tvrdit, žematice komunikují s ostatními úřady pomocí dopisů a žádostí o vyjádření, což je úkol v jejich gesci a že tedy není potřeba, abyste měl/a kontakt i Vy, natož ještě svolávat nějaké kulaté stoly, když přece máme dopisy ... V takovém případě prosím připomeňte kolegům, že údaje a data sbíráte v rámci pilotního programu schváleného RMČ a RHMP, který má (mimo jiné) za úkol zefektivnit komunikaci a spolupráci jednotlivých úřadů pomocí participativního plánování.

Buďte pečliví v mapování jednotlivých aktérů. Pouze proto, že Vám kolegové říkají, že není třeba někoho pozvat, nebo že určitá instituce není relevantní, neznamená, že nemá relevantní názor.

1.9 Komunikace (ORIENTAČNÍ):

Již od samého počátku je důležité zahájit diskuzi s komunikačním týmem na celkovém komunikačním plánu, resp. komunikačním harmonogramu tohoto projektu a začít informovat veřejnost o existenci tohoto projektu. Promyslete, jak se komunikační kanály budou vzájemně doplňovat s participačním procesem, viz náhled komunikačního harmonogramu

Tři nejdůležitější slova, která je nutné mít na paměti ve vztahu ke komunikační strategii jsou: včas, dostatečně a srozumitelně. Typicky je v rámci komunikační strategie kladen důraz na budování povědomí o  projektu/akci, komunikaci průběhu plánování/akce a výstupy a jejich vyhodnocení tak, aby účastníci zjistili, jaký konkrétní dopad měla jejich snaha v  rámci participačního procesu. 

V úvodní fázi budete komunikovat hlavně s úřadem MČ. Prosím vysvětlete kolegům a kolegyním náplň aktivity i celého projektu. Pokud budete v tomto ohledu potřebovat pomoci, prosím obraťte se na IPR.

1.10 Souběžné aktivity:

Souběžně s Aktivitou 1 již můžete začít uvažovat o podkladových analýzách, tj. začít realizovat Aktivitu 3. Některé podkladové analýzy mohou být nákladné a budete na ně potřebovat záměr, možná i výběrové řízení.