Krok 05 - Nastavení podrobného procesního plánu

5.1 Popis a cíl:

Cílem je spolu s klíčovými aktéry nastavit harmonogram celého projektu - od analýzy potřeb až po samotnou realizaci či výstavbu. Ujasníte si role a zodpovědnosti jednotlivých zapojených aktérů a dohodnete se na nejvhodnější formě participace pro daný projekt. 

Procesní plán bude vaším spolehlivým pomocníkem, časovým harmonogramem, který vám pomůže rozplánovat jednotlivé fáze a aktivity, stanovit cíle pro každou fázi, zodpovědné osoby, zapojené aktéry, rozpočet a objednávky pro jednotlivé aktivity. V rámci procesního plánu si nastavíte:

1. Časový harmonogram projektu (příklad 1, příklad 2)
2. Plán participace - zapojení veřejnosti a aktérů (příklad, příklad volby metod)
3. Plán komunikace - kdy a jakými způsoby informovat o participačních akcích a jejich výstupech
4. Rozpočet a dodavatele

Nezapomeňte, že úspěch veřejné participace závisí na politické podpoře a ochotě zohlednit výsledky při rozhodování. Proto je dobré představit radě MČ už v rané fázi plán participace a následně výstupy zapojení veřejnosti. Potřebujete-li získat širokou politickou podporu, využijte možnost zařadit diskusi o participačním procesu na jednání zastupitelstva místní samosprávy.

5.2 Odpovědná osoba: 

Koordinátor/ka participace / Specialst(k)a participativního plánování

5.3 S kým konzultovat (dle potřeby):

• Kancelář starosty/ky MČ
• IPR (příslušná kancelář/sekce) - revize jednotlivých návrhů
• Kancelář participace IPR - podpora při plánování projektu
• Odbory MHMP - kanceláře a osoby dle charakteru projektu
• Organizace HMP - kanceláře a osoby dle charakteru projektu
• Správci (MČ, HMP)
• Vlastníci
• Klíčové místní instituce
• Případně další (developeři, státní organizace apod.)

5.4 Aktivity k úspěchu:

A. Rešerše podkladů

Využijte zkušenosti a praxi z minulých projektů! Podívejte se na projekty podobného rozsahu, které již proběhly na vaší nebo jiné městské části. Pokud jsou k dispozici, prozkoumejte časové harmonogramy, průběžné a závěrečné zprávy, a porovnejte, jak se původní procesní plán lišil od realizace (skutečnosti) - zpoždění fází, nečekané překážky, nečekané náklady, požadované podklady, nedostatečná praxe a další. Budete tak vědět, na co si dát pozor.

B. První návrh procesního plánu a dalších podkladů

Připravte první verzi procesního plánu s ohledem na výstupy z kulatých stolů s klíčovými aktéry (Krok 2). Komunikujte návrh klíčovým aktérům buď na osobní schůzce (u komplikovanějších projektů) nebo telefonicky/emailem. Pamatujte, že váš návrh slouží jako základ pro diskusi se zpracovatelem a těmi aktéry, kteří budou do projektu zapojeni. Je důležité, aby jednotlivé fáze a aktivity byly:

• Jasně popsané: Srozumitelné formulace bez dvojsmyslů. Musí být zřejmé, čeho chcete aktivitou dosáhnout.
• Dosažitelné: Každá aktivita musí mít jasně stanovený cíl a finální výstup.
• Relevantní: Aktivita musí být potřebná pro úspěch projektu.
• Splnitelné v daném časovém rámci: Měli byste mít dostatek času na dokončení aktivity a zapracování výstupů v rámci trvání projektu.
• Měřitelné: Měli byste být schopni vyhodnotit, zda byla aktivita splněna správně (např. počet zapojených lidí, počet připravených studií).

C. První návrh rozpočtu

Úspěšná participace a koordinace vyžadují rozpočet na jejich uskutečnění - lidské zdroje, pronájmy, techniku, občerstvení. Při plánování rozpočtu nezapomeňte zohlednit delší lhůty pro schválení některých objednávek či zakázek.

V rozpočtu by neměly chybět náklady na: 

• Zajištění zázemí (prostory, občerstvení, technika, ozvučení, zábor veřejného prostranství atd.)
• Materiály a výstupy aktivit (tisk, pronájem panelů, modely atd.)
• Analýzy a odborné podklady
• Lidské zdroje (externí dodavatelé a konzultanti) - např. pro facilitaci, sociologická šetření, terénní mapování, mediaci, produkci

D. Workshop se zástupci klíčových aktérů (dle potřeby)

U většiny projektů pokračujete v komunikaci s klíčovými aktéry jednotlivě v návaznosti na kulaté stoly (Krok 2). Pokud ovšem řešíte komplikovaný projekt, je dobré sezvat zástupce aktérů (z Kroku 1) na půldenní workshop -  tedy ty, kteří investují, povolují a rozhodují o realizaci projektu. Nemusíte zvát přímo vedoucí odborů, stačí odpovědní referenti/tky či gestoři/rky projektu za jednotlivé instituce. (Tip: Pošlete jim návrh procesního plánu alespoň týden předem, aby měli dost času připravit si připomínky). 

Během workshopu pak proberte všechny fáze, náklady a hlavně participativní metody, které plánujete použít. Aktéři vám pomohou upřesnit čas potřebný ke splnění jednotlivých fází a mohou upozornit na mezery v procesu. 

E. Vypořádání připomínek a finalizace procesního plánu

Po workshopu zapracujte připomínky, dolaďte rozpočet a finalizujte procesní plán.

5.5 Výstupy:

Výstupy se mohou lišit podle typu projektu. Doporučené: 

Výstup 5A: Schválený procesní plán

Výstup 5B: Zápis z workshopu (vzor)

Výstup 5C: Výběrové řízení na externího dodavatele participace (příklad 1, příklad 2)

5.6 Časové rozvržení (orientační):

3 týdny, včetně pozvánek a přípravy.

5.7 Dejte si pozor:

Při rozdělování rolí v jednotlivých aktivitách procesního plánu můžete svěřit jedné osobě nebo instituci více úkolů (např. stejná osoba může řídit facilitaci i zpracování výstupů). Důležité ale je, aby dotyčný/á měl/a dostatečnou kapacitu na všechny přidělené role. Při výběru nezapomeňte zohlednit jejich zkušenosti, dovednosti a časovou kapacitu pro splnění všech úkolů.

Nechte si časovou rezervu! Pro přípravu, průběh aktivit i zpracování výstupů je dostatek času klíčový. Někdy je potřeba počítat i s legislativními lhůtami, např. při veřejném projednání územního plánu, a je nutné zajistit, aby tvůrci plánovací dokumentace nebo návrhu projektu měli čas na zapracování výstupů.

5.8 Komunikace:

5.9 Souběžné kroky:

Krok 5 je klíčový milníkem v přípravě projektu, kdy si detailně naplánujete Kroky 6 - 11 podle dat a poznatků získaných v předchozích krocích (1 - 4). Souběžně může probíhat pouze zpracování odborných podkladových analýz (Krok 3).